O fisco sabe o que entrou na sua maquininha?
Sabe, e não é a loja que conta. Pelo Convênio ICMS 134/2016, as instituições de pagamento (credenciadoras, subcredenciadoras, contas que recebem Pix) e os intermediadores, como marketplaces, enviam ao estado uma declaração chamada DIMP com as operações de cada estabelecimento que recebeu. Para a Receita Federal o caminho é outro: a e-Financeira, criada pela Instrução Normativa RFB nº 1.571/2015. Nela as instituições informam valores somados por mês.
Do outro lado está o que a própria loja declara: as notas e os cupons emitidos (NF-e e NFC-e) e a escrituração feita pela contabilidade. Quando a venda passa na maquininha e a nota não sai, o recebimento aparece de um lado e o documento falta do outro. Este guia mostra o que cada declaração leva, onde as duas se encontram e o que conferir na rotina.
Por que isso importa na loja
Vamos ao contraste. De um lado, a venda que passou na maquininha. Do outro, a nota que não foi emitida. Para o dono, aquilo pode ter sido um descuido de fim de expediente, um caixa que travou ou uma venda em que alguém prometeu emitir depois. Para o fisco, sobra um recebimento informado por terceiro sem documento fiscal que o explique. Na redação dada pelo Convênio ICMS 52/2024, a cláusula segunda do Convênio ICMS 134/2016 prevê que o pagamento por meio eletrônico seja vinculado ao documento fiscal, na forma da legislação de cada estado.
Diferença nem sempre quer dizer venda escondida. Pix de cliente pagando o crediário, sinal de encomenda, estorno feito na maquininha e cancelamento feito no caixa em dias diferentes, venda feita em contingência e transmitida depois: tudo isso gera um recebimento sem nota no mesmo dia ou com valor diferente. O risco está em ninguém na loja saber explicar cada caso quando a pergunta chegar.
Pela cláusula quarta do convênio, na redação do Convênio ICMS 71/2020, a Receita Federal e as Fazendas estaduais podem requisitar esses dados e pedir explicações ao próprio estabelecimento. Quem tem a venda, o recebimento e o documento ligados desde o caixa responde com papel na mão. Quem não tem vai tentar reconstruir meses de movimento depois que a pergunta já chegou.
Um exemplo do começo ao fim
Exemplo ilustrativo
Loja de roupas que confere um mês de recebimentos contra as notas emitidas
- Quem vende: uma loja de roupas de rua, com um caixa e venda presencial a consumidor final
- Documento usado: NFC-e para o consumidor e NF-e quando o cliente pede nota com CNPJ
- Meios de recebimento: duas maquininhas não integradas ao caixa e Pix por QR Code fixo no balcão
- Regime: Simples Nacional, com escrituração feita por escritório contábil
- UF: operações internas, dentro do estado da loja; regras de vinculação conforme a lei desse estado
A dona da loja quer saber se o que as instituições de pagamento informam ao estado bate com o que ela emitiu. O contador sugere fazer a conferência de um mês fechado antes de mexer em qualquer processo.
O objetivo não é chegar a diferença zero no primeiro mês. É conseguir explicar cada recebimento com um documento ou com um motivo registrado.
Ela separa três fontes: os extratos das duas maquininhas, o extrato da conta que recebe o Pix e a relação de notas e cupons emitidos no período, com os XML. A conferência é feita dia a dia, e cada recebimento sem nota correspondente vai para uma lista de exceções.
- O que vem de fora
Extratos das credenciadoras e da conta do Pix, com data, horário e forma de pagamento de cada transação. É o mesmo tipo de informação que essas instituições mandam ao estado pela DIMP.
- O que a loja emitiu
Relação das NFC-e e NF-e do mês, com os cancelamentos, a forma de pagamento informada em cada documento e as notas emitidas em contingência.
- O que não casou
A lista de exceções mostra recebimentos de crediário pagos por Pix, um sinal de encomenda, estornos feitos na maquininha em dia diferente do cancelamento no caixa e algumas vendas sem documento em um dia em que o caixa ficou fora do ar.
- Quem decide cada ponto
A loja explica a origem de cada exceção. O contador avalia o tratamento de cada uma: o que é recebimento de venda já documentada, o que exige regularização e de que forma isso deve ser feito no estado da loja.
- O que muda no processo
A loja decide que nenhuma venda sai do caixa sem documento, que recebimento de crediário é lançado como baixa de conta a receber e que estorno e cancelamento são feitos no mesmo atendimento.
- O que guardar
A planilha ou relatório de exceções, a explicação de cada caso e a orientação do contador ficam arquivados junto com os XML do mês, para uma eventual pergunta do fisco.
O que cada lado informa ao fisco
Antes de conferir, ajuda saber quem envia o quê. A loja não entrega DIMP nem e-Financeira. Quem entrega são as instituições que processaram o pagamento. A loja responde pelos próprios documentos e pela escrituração.
| Informação | Quem envia e para quem | O que ela mostra |
|---|---|---|
| DIMP (Convênio ICMS 134/2016) | Instituições de pagamento e intermediadores, para o estado | Operações de cada recebedor, uma a uma, sem identificar o consumidor, salvo na importação (cláusula terceira, redação do Convênio ICMS 71/2020) |
| e-Financeira (IN RFB 1.571/2015) | Bancos, instituições de pagamento e administradoras de cartão, para a Receita Federal | Valores somados por mês, sem data, modalidade ou motivo de cada transação, segundo as Perguntas e Respostas da Receita |
| NFC-e e NF-e | A própria loja, para a Sefaz do seu estado | A venda, os itens, os tributos e a forma de pagamento informada em cada documento |
| Dados do pagamento na nota | A própria loja, dentro do documento | Em venda com cartão ou Pix dinâmico, a identificação da instituição e da autorização da transação, exigida nacionalmente desde 01/09/2025 pela NT 2025.001 |
| Escrituração e declarações | A contabilidade, em nome da empresa | A receita declarada no período, que precisa ter coerência com os documentos e com os recebimentos |
Como ler o extrato da maquininha contra as notas
Compare o extrato com as notas pela data e pelo horário da venda, não pela data do crédito na conta. O dinheiro de uma venda parcelada entra ao longo de meses, mas a operação que a instituição informa e a nota emitida são do dia da venda. Misturar as duas datas cria diferenças que não existem.
Separe o que é venda do que não é. Pix de cliente pagando prestação de crediário, devolução de troco, transferência entre contas da própria empresa e aporte do dono entram na conta, mas não pedem uma nota nova. Cada um precisa de um registro que mostre de onde veio. Venda paga em mais de uma forma, parte no cartão e parte no Pix, aparece duas vezes no extrato e uma vez na nota.
Olhe também os documentos cancelados. Se a nota foi cancelada e a transação não foi estornada, ou o contrário, fica um descompasso entre os dois lados. A conferência dos valores em si, das taxas e dos prazos de repasse é outro assunto, tratado no guia de conciliação de cartão e Pix. Aqui a pergunta é se cada recebimento tem documento ou explicação.
O Convênio ICMS 134/2016 deixa a forma de vincular o pagamento ao documento fiscal para a lei de cada estado. Alguns estados têm regra própria sobre integração entre maquininha e caixa, e outros não. Este guia não fixa valor mínimo de fiscalização, prazo de malha nem multa, porque nenhuma das normas citadas trata disso desse jeito. Quem avalia a situação da empresa no estado dela é a contabilidade.
Quem faz o quê
O cruzamento acontece fora da loja, mas a resposta sai de dentro dela. Cada participante cuida de uma parte.
| Responsável | Participação no processo |
|---|---|
| Empresa | Emitir o documento fiscal em toda venda, guardar extratos e XML e registrar o motivo de todo recebimento que não é venda |
| Contabilidade | Avaliar o tratamento das exceções, orientar regularizações conforme a legislação do estado e manter a escrituração coerente com documentos e recebimentos |
| Fornecedor do ERP | Explicar como o sistema liga venda, documento e recebimento, apoiar a configuração prevista na implantação e orientar o uso |
| Equipe que opera o caixa | Emitir a nota no mesmo atendimento, lançar a forma de pagamento correta, fazer estorno e cancelamento juntos e comunicar qualquer venda que ficou sem documento |
Erros e sinais de divergência
Cada situação abaixo deixa um recebimento sem documento correspondente ou um documento sem recebimento. Nenhuma delas tem consequência fixa: o efeito depende do que foi emitido, escriturado e declarado, e isso é avaliado pela contabilidade.
Venda passada na maquininha sem nota, com a promessa de emitir depois
O recebimento chega ao estado pela DIMP sem documento que o explique
Primeira açãoListar esses casos e levar ao contador antes de emitir qualquer documento fora de horaPix de crediário ou de sinal recebido sem registro de origem
Parece venda sem nota quando o recebimento é cruzado
Primeira açãoLançar como baixa de conta a receber ou adiantamento, com o cliente identificado no sistemaNota cancelada no caixa e transação mantida na maquininha, ou o inverso
Fica um descompasso entre o que foi informado pela instituição e o que a loja declarou
Primeira açãoFazer estorno e cancelamento no mesmo atendimento e guardar o comprovante dos doisForma de pagamento errada na nota, por exemplo Pix lançado como dinheiro
O documento não conversa com o recebimento eletrônico informado ao fisco
Primeira açãoRevisar o fechamento do caixa por forma de pagamento e corrigir o processo de lançamentoVenda com cartão ou Pix dinâmico sem os dados do pagamento na nota
Desde 01/09/2025, pela NT 2025.001, a NF-e ou NFC-e pode ser rejeitada e a venda fica sem documento autorizado
Primeira açãoVerificar com o fornecedor do emissor se esses dados estão sendo enviadosMaquininha cadastrada em CNPJ ou CPF diferente do estabelecimento que emite a nota
O recebimento é informado em nome de um e o documento sai em nome de outro
Primeira açãoConferir em nome de quem cada maquininha e cada chave Pix está cadastrada e alinhar com o contadorInformações para reunir antes de conferir com a contabilidade
Com este quadro a loja chega à conversa com o contador com as informações separadas. Vale para um mês fechado e pode virar rotina mensal.
| Informação a separar | Para que ela serve na conferência |
|---|---|
| Extratos de todas as maquininhas do período | Saber quais operações as instituições de pagamento informam ao estado |
| Extrato da conta que recebe Pix e lista das chaves usadas | Identificar os recebimentos eletrônicos fora do cartão |
| Recebimentos de marketplace ou loja virtual | Incluir os intermediadores, que também entregam a DIMP |
| Relação de NFC-e e NF-e emitidas, com os XML | Ter o lado do que a loja declarou, documento a documento |
| Documentos cancelados e emitidos em contingência | Explicar diferenças de dia e de situação entre venda e documento |
| Baixas de crediário, sinais e adiantamentos | Separar recebimento que não é venda nova |
| Titular de cada maquininha e de cada chave Pix | Confirmar que recebimento e documento estão no mesmo estabelecimento |
| Lista de exceções com o motivo de cada uma | Dar ao contador o que ele precisa para avaliar o tratamento |
| Regra do estado sobre vínculo entre pagamento e nota | Saber se há exigência estadual específica para a loja |
Como fica esse processo na Nox
A ideia é que a venda, o documento e o recebimento nasçam no mesmo registro, em vez de serem casados depois. Abaixo está o processo em texto. O que depende de configuração está indicado em cada etapa.
- Venda e documento no mesmo atoNo PDV da Nox, o operador registra os itens, escolhe a forma de pagamento e o documento fiscal é emitido no mesmo atendimento. A venda não fica esperando uma nota para depois.Depende de configuração: O modelo de documento, a integração com o meio de pagamento e as regras do estado são definidos na implantação.
- Cartão e Pix lançados no contas a receberCada recebimento em cartão ou Pix entra no contas a receber ligado à venda que o originou. O financeiro da Nox confere o que foi vendido contra o que entrou.
- Recebimento que não é vendaPagamento de crediário e outros recebimentos são lançados como baixa da conta do cliente, e não como venda nova. Assim, o Pix do crediário tem origem registrada quando for comparado com o extrato.Depende de configuração: O uso de crediário e de adiantamento segue o processo definido com a loja na implantação.
- Fechamento por forma de pagamentoNo fim do dia, a equipe confere o caixa por forma de pagamento e compara com os extratos das maquininhas e da conta do Pix. O que não casar vai para a lista de exceções.
- Fiscal pronto para a contabilidadeOs documentos e arquivos que a contabilidade precisa saem do próprio movimento da loja, sem redigitação. O contador recebe as notas, os cancelamentos e a contingência do mesmo período que está conferindo.Depende de configuração: A forma de entrega ao escritório e o acesso fora da loja seguem a modalidade definida na implantação.
O sistema organiza a operação para que venda, documento e recebimento fiquem ligados, mas não decide o tratamento fiscal de uma exceção nem regulariza o passado sozinho. Alertas, bloqueios, permissões por usuário e histórico de alterações dependem da configuração definida na implantação e são pontos para ver na demonstração. Venda feita fora do sistema continua fora do sistema. A avaliação de cada caso e de cada regra estadual é da contabilidade.
Solicite uma demonstração da Nox focada no caixa: emissão do documento na venda, cartão e Pix no contas a receber e fechamento por forma de pagamento.
Solicitar demonstraçãoVeja como as vendas, os recebimentos e os documentos fiscais de um cliente podem chegar organizados ao escritório, saídos do próprio movimento da loja.
Avaliar o fluxo com a NoxPerguntas complementares
A loja precisa enviar a DIMP?
Não. A DIMP é entregue pelas instituições de pagamento e pelos intermediadores, conforme o Convênio ICMS 134/2016. A loja é a recebedora informada. O que cabe a ela é emitir os documentos e manter a escrituração coerente com esses recebimentos.
A DIMP mostra quem comprou na minha loja?
Não. Pela cláusula terceira do convênio, na redação do Convênio ICMS 71/2020, as operações são informadas sem identificar o consumidor, salvo na importação. O que aparece é o estabelecimento que recebeu e cada operação.
Existe um valor mínimo abaixo do qual o fisco não olha?
Nenhuma das normas citadas aqui fixa piso de fiscalização. Na e-Financeira existem limites para a instituição ser obrigada a informar, mas isso não é um valor seguro para a loja. Não use esse limite como regra.
Se o recebimento não bater com as notas, a empresa cai em malha automaticamente?
As normas citadas não tratam de malha automática nem de multa automática. A Receita afirma que dado agregado da e-Financeira não basta, sozinho, para lançamento. Mesmo assim, a cláusula quarta do convênio permite que o fisco peça explicações ao estabelecimento. Leve qualquer diferença ao contador.
Pix recebido na conta pessoal do dono entra nesse cruzamento?
As instituições informam as operações do titular da conta. Se a loja recebe vendas em conta de pessoa física, recebimento e documento ficam em nomes diferentes. Como isso deve ser tratado depende do caso, e é a contabilidade quem orienta.
Maquininha que não é integrada ao caixa é proibida?
Não em todo o país. O convênio deixa a forma de vincular pagamento e documento para a lei de cada estado, e alguns têm regra própria de integração. Confirme a regra do seu estado com o contador. Com a maquininha solta, a loja precisa conferir dois registros um contra o outro.
Vendo em marketplace. Isso também é informado?
Sim. Os intermediadores de negócios também entregam a DIMP. Em São Paulo, uma resposta da Sefaz a consulta (RC 28945/2023) indica que eles entregam desde 01/09/2020. Inclua esses recebimentos na conferência do mês.
Próximo passo
Comece pelo último mês fechado: separe os extratos e as notas, monte a lista de exceções e leve ao contador. Depois ajuste o processo do caixa para que a próxima venda já saia com documento e recebimento ligados. Os guias abaixo ajudam nas etapas seguintes.
Solicitar demonstraçãoLeia a seguir
Conteúdos que respondem à próxima dúvida de quem chegou até aqui.
Fontes e referências
- Convênio ICMS 134/2016, com as redações dos Convênios ICMS 71/2020 e 52/2024 (CONFAZ)
- Instrução Normativa RFB nº 1.571/2015 (e-Financeira) — Portal SPED
- Receita Federal — Perguntas e Respostas da e-Financeira
- Sefaz-SP — Resposta à Consulta nº 28945/2023
- Nota Técnica 2025.001 — Portal Nacional da NF-e
- Acervo Nox: estudos sobre cruzamento de cartão, Pix e nota fiscal e sobre cartão integrado ao caixa (outubro de 2026)
Conteúdo editorial produzido pela equipe da Nox a partir das normas citadas. As regras de vinculação entre pagamento e documento variam por estado, e a aplicação ao caso concreto deve ser validada pela contabilidade da empresa. Publicado por Equipe Nox Tecnologia em 22 de outubro de 2026; última revisão em 22 de outubro de 2026.