O que é o plano de contas da loja
Plano de contas é a lista organizada das contas onde cada entrada e cada saída de dinheiro da empresa é registrada. Pense em gavetas com nome: venda de mercadoria numa gaveta, imposto sobre a venda em outra, desconto e devolução em outra, custo da mercadoria em outra, aluguel, pessoal, taxas de cartão e tarifas bancárias cada uma na sua.
Na loja, o contraste aparece rápido. De um lado está o financeiro em que tudo o que não é compra de mercadoria vai para 'despesas gerais'. Do outro, o financeiro em que cada saída tem uma conta própria. No primeiro, o dono sabe que o dinheiro saiu, mas não sabe para onde foi. No segundo, ele consegue olhar o mês e ver quais grupos pesaram e quais ficaram estáveis.
Você não precisa inventar essa lista do zero. O Conselho Federal de Contabilidade (CFC), na norma ITG 1000, traz um modelo sugerido de plano de contas para microentidades, e a própria norma deixa o contador livre para adotar outro plano conforme o detalhamento que quiser. O caminho prático é usar no financeiro da loja as mesmas contas, ou um agrupamento compatível, que a contabilidade usa.
Por que separar as despesas muda a leitura do resultado
Quando 'despesas gerais' vira a conta de quase tudo, ela deixa de informar. O dono vê um número grande, não sabe se cresceu por causa da energia, de uma manutenção, de juros de atraso ou de uma retirada pessoal que entrou no meio, e acaba decidindo no escuro: corta onde é fácil cortar, não onde o dinheiro está escapando.
A separação também muda a conversa com a contabilidade. O escritório precisa classificar cada lançamento para fazer a escrituração. Se a loja manda um extrato com tudo misturado, alguém vai ter de abrir comprovante por comprovante e perguntar o que era cada pagamento. Se a loja já registra a saída na conta certa, com o documento junto, sobra menos dúvida para resolver no fechamento.
Há ainda um ponto de norma. A OTG 1000, orientação do CFC para microempresas e empresas de pequeno porte, registra que essas empresas devem manter escrituração contábil regular, ainda que possam usar um modelo simplificado. E a Lei Complementar 123/2006, no art. 26, § 2º, pede que a ME e a EPP do Simples Nacional mantenham livro-caixa com a movimentação financeira e bancária. O plano de contas do dono não substitui nenhuma dessas obrigações, mas um financeiro organizado facilita entregar ao contador o que ele precisa para cumpri-las.
O plano de contas gerencial da loja é uma ferramenta de decisão do dono. A escrituração contábil continua sendo trabalho e responsabilidade da contabilidade. Os dois funcionam melhor quando falam a mesma língua.
Um exemplo do começo ao fim: tirando a loja do 'despesas gerais'
Exemplo ilustrativo
Loja de utilidades domésticas reorganiza o financeiro de um mês
- Empresa: loja de utilidades domésticas, um único estabelecimento, venda ao consumidor final
- Regime: Simples Nacional, como microempresa (o exemplo é de organização gerencial; o tratamento tributário fica com a contabilidade)
- Quem participa: o dono, a funcionária que cuida do caixa e dos pagamentos e o escritório contábil
- Período analisado: um mês fechado, com extrato bancário, comprovantes e notas de compra
- UF: o estado não altera este exemplo, porque ele trata de classificação gerencial e não de cálculo de imposto
O dono percebe que, no financeiro da loja, quase todo pagamento que não é fornecedor de mercadoria está lançado como 'despesas gerais'. Ele quer saber o que pesa no mês, mas o relatório só mostra um bloco único. A decisão é reorganizar um mês inteiro como teste, com a contabilidade junto, antes de mudar a rotina.
O trabalho não envolve conta. Envolve separar documentos, dar nome às gavetas, reclassificar o que já foi lançado e combinar como os próximos lançamentos serão feitos. Os passos abaixo mostram quem faz cada coisa.
- Levantar o que está no 'despesas gerais'
A funcionária exporta ou lista todos os lançamentos do mês que estão nessa conta, com data, favorecido, descrição e documento de origem. Ela marca os que não têm comprovante e os que parecem pessoais, sem decidir nada ainda.
- Pedir ao contador a lista de contas
O dono pede ao escritório o plano de contas que ele usa para a empresa, ou pelo menos os grupos principais de receita, deduções, custos e despesas. A ideia é não criar uma lista própria que depois não conversa com a contabilidade.
- Montar as gavetas do dia a dia
Com a lista do contador em mãos, dono e funcionária definem as contas que o financeiro da loja vai usar: um nível mais simples para quem lança, agrupado de forma compatível com o plano contábil. Cada conta ganha uma descrição curta do que entra nela.
- Reclassificar o mês de teste
Cada lançamento sai do 'despesas gerais' e vai para a conta correspondente. O que for retirada do dono, empréstimo ou compra de equipamento é separado, porque não é despesa do mês da mesma natureza que aluguel ou energia. As dúvidas viram uma lista para o contador.
- Validar com a contabilidade
O escritório confere a lista de dúvidas, indica a conta certa para cada caso e aponta o que precisa de documento. O dono registra as respostas como regra: daqui em diante, esse tipo de pagamento vai para essa conta.
- Transformar em rotina
No mês seguinte, cada pagamento já é lançado na conta certa no momento do registro, com o documento anexado ou guardado. No fechamento, a loja olha o resultado por grupo, compara com o mês anterior e envia ao contador o material organizado.
O que conferir para separar cada lançamento
Classificar bem depende menos de decorar contas e mais de olhar o documento certo. Esta tabela mostra de onde vem a informação e para que ela serve na hora de decidir a gaveta.
| Dado ou documento | Onde está | Para que serve na classificação |
|---|---|---|
| Plano de contas do contador | Com o escritório contábil | Definir os nomes e grupos que o financeiro da loja vai seguir |
| Nota fiscal de compra (XML) | Recebida do fornecedor | Separar compra de mercadoria para revenda de compra de material de uso ou de equipamento |
| Boletos, faturas e recibos | Pagamentos do mês | Identificar a natureza da despesa: aluguel, energia, serviço, manutenção |
| Extrato bancário | Banco da empresa | Encontrar tarifas, juros, transferências e saídas sem documento |
| Relatório das maquininhas e do Pix | Adquirente e banco | Separar o valor vendido das taxas descontadas no recebimento |
| Folha e guias de encargos | Contabilidade ou departamento pessoal | Lançar pessoal na conta própria, separado da retirada do dono |
| Contratos de empréstimo e parcelamentos | Banco e órgãos de cobrança | Distinguir a parcela do principal dos juros e encargos |
Como ler o plano de contas: os grupos que não podem se misturar
Receita de venda é o que a loja vendeu. Logo abaixo vêm as deduções: impostos sobre a venda, descontos concedidos e devoluções. O modelo sugerido na ITG 1000 separa receita de mercadorias, deduções e custos justamente para que o dono enxergue quanto da venda realmente fica antes de pagar a estrutura.
Custo da mercadoria vendida é diferente de compra de mercadoria. A compra entra no estoque; o custo aparece quando a mercadoria sai vendida. Lançar toda compra do mês como despesa faz o resultado parecer ruim no mês em que a loja abasteceu o estoque e bom no mês em que vendeu sem repor.
Despesas operacionais são o que mantém a loja aberta: pessoal, ocupação (aluguel, energia, água), despesas com vendas (taxas de cartão, comissões, embalagens, entrega) e despesas administrativas (contabilidade, sistema, material de escritório). Despesas financeiras, como juros e tarifas bancárias, ficam à parte, porque falam da forma como a loja se financia e não da operação.
Por fim, há movimentos que passam pelo caixa e não são despesa do mês: retirada do dono, devolução de empréstimo, aporte do sócio, compra de equipamento. Eles precisam de conta própria para não distorcer o resultado. Como cada um deles é tratado na contabilidade é decisão do contador.
Um último ponto de leitura: caixa e competência são visões diferentes. A OTG 1000 lembra que, pelo regime de competência, receitas e despesas são confrontadas no período a que pertencem. O aluguel de outubro pago em novembro é despesa de outubro nessa visão. O financeiro da loja pode mostrar as duas leituras, desde que fique claro qual está sendo usada.
Este guia trata do plano de contas gerencial, usado pelo dono para acompanhar o resultado. Ele não substitui a escrituração contábil nem define tratamento tributário. Não existe um plano de contas obrigatório para loja: o da ITG 1000 é um modelo sugerido. O MEI tem regras próprias de registro, como o relatório mensal de receitas, e não é o foco deste texto. O caso concreto deve ser combinado com a contabilidade da empresa.
Quem faz o quê na organização das contas
A separação das despesas só se mantém se cada pessoa souber a sua parte. A ITG 1000 registra que a administração da empresa responde pelos controles internos e por entregar ao contador a documentação completa, o que é formalizado na Carta de Responsabilidade da Administração.
| Responsável | Participação no processo |
|---|---|
| Empresa (dono) | Decide usar a mesma lista do contador, garante que todo pagamento tenha documento e separa o que é pessoal do que é da loja. |
| Contabilidade | Fornece o plano de contas, valida a classificação das dúvidas, faz a escrituração e orienta sobre o tratamento contábil e tributário. |
| Fornecedor do ERP | Explica como o financeiro registra contas a pagar e a receber, apoia a configuração prevista no serviço e orienta o uso das categorias. |
| Equipe que opera | Lança cada pagamento e recebimento na conta combinada, anexa ou guarda o comprovante e anota o que ficou em dúvida para levar ao contador. |
Erros que embaralham o resultado e o que fazer
Cada situação abaixo distorce a leitura do mês de um jeito diferente. A primeira ação é sempre localizar o lançamento e decidir a conta com a contabilidade.
Retirada do dono lançada como despesa da loja
O resultado parece menor do que é, e a loja perde a noção do que a operação gera e do que o sócio leva.
Primeira açãoCriar conta própria para retiradas e combinar com o contador o que é pró-labore e o que é outro tipo de retirada.Compra de mercadoria tratada como despesa do mês
O resultado oscila conforme a loja abastece o estoque, e não conforme vende.
Primeira açãoRegistrar a compra pela entrada da nota, que alimenta o estoque e o custo, e olhar o custo da mercadoria vendida no resultado.Taxas de cartão somem dentro do valor recebido
A despesa com vendas fica invisível, e a venda parece ter entrado menor do que foi.
Primeira açãoLançar a venda pelo valor vendido e a taxa numa conta de despesa com vendas, conferindo pelo relatório da adquirente.Juros de atraso e multas misturados com o fornecedor
O custo do atraso não aparece, e o dono não percebe quanto o calendário de pagamentos está pesando.
Primeira açãoSeparar juros e multas em despesas financeiras e revisar o vencimento das contas a pagar.Plano de contas criado pela loja sem falar com o contador
O escritório precisa reclassificar tudo, e as duas visões do resultado não batem.
Primeira açãoPedir a lista do contador e ajustar as contas do financeiro para um agrupamento compatível.Contas novas criadas a cada lançamento diferente
A lista cresce, contas parecidas se repetem e o relatório volta a ficar ilegível.
Primeira açãoDefinir quem pode criar conta nova e revisar a lista no fechamento, juntando as duplicadas.Informações para reunir antes de revisar o plano de contas com a contabilidade
Separe estes itens antes da conversa com o escritório. Eles transformam uma reunião de dúvidas soltas numa revisão objetiva.
| Informação a separar | Para que ela serve na conferência |
|---|---|
| Plano de contas usado pelo contador | Servir de base para as contas do financeiro da loja |
| Lista atual de categorias do financeiro | Comparar o que a loja usa com o que a contabilidade usa |
| Lançamentos do mês em 'despesas gerais' ou 'outros' | Mostrar o tamanho da mistura e o que precisa ser reclassificado |
| Comprovantes e notas dos pagamentos do mês | Confirmar a natureza de cada saída antes de escolher a conta |
| Extrato bancário do período | Encontrar tarifas, juros e transferências sem lançamento correspondente |
| Relatórios de recebimento de cartão e Pix | Separar venda bruta de taxas descontadas |
| Registro das retiradas do dono | Separar o que é da pessoa do que é da empresa |
| Contratos de empréstimo e parcelamento | Distinguir parcela do principal, juros e encargos |
| Lista de dúvidas de classificação | Levar ao contador os casos que a loja não conseguiu decidir |
Como fica esse processo na Nox
No ERP da Nox, o financeiro está ligado às vendas e às compras: contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa partem do próprio movimento da loja. O que muda com o plano de contas é que cada lançamento passa a carregar a conta combinada com o contador. Abaixo, o processo descrito em etapas.
- Entrada da compra pela notaA compra de mercadoria entra pelo XML da NF-e, o que atualiza custo e estoque e gera o compromisso em contas a pagar. Assim, compra para revenda não precisa ser digitada como despesa avulsa.
- Lançamento das demais contas a pagarAluguel, energia, serviços, taxas e demais despesas são registrados em contas a pagar, cada um identificado pela categoria que segue o plano combinado com a contabilidade.Depende de configuração: A estrutura de categorias e o nível de detalhe dependem da configuração definida na implantação; é ponto para ver na demonstração.
- Recebimentos ligados às vendasAs vendas alimentam contas a receber, e o financeiro permite conferir o que foi vendido com o que efetivamente entrou, o que ajuda a separar a venda das taxas descontadas.Depende de configuração: A forma de registrar taxas de cartão e Pix é definida na implantação, conforme os meios de pagamento da loja.
- Leitura do resultado por períodoCom os lançamentos classificados, o dono acompanha os indicadores por período, produto, seção e unidade, e enxerga quais grupos de despesa pesaram no mês.
- Entrega para a contabilidadeOs documentos e arquivos que a contabilidade precisa saem do próprio movimento da empresa, sem redigitação, e chegam ao escritório já organizados.Depende de configuração: O formato da entrega ao escritório é combinado na implantação, junto com o contador.
O sistema registra e organiza o que a loja lança; ele não decide sozinho em que conta cada pagamento deve entrar nem substitui a escrituração contábil. A classificação vem da regra combinada com o contador, e a qualidade do resultado depende de a equipe lançar cada saída com documento e na conta certa. A implantação da Nox valida cadastro, processos, operação fiscal e treinamento por função antes da virada, e o suporte é remoto para todo o Brasil.
Solicite uma demonstração da Nox voltada ao financeiro: contas a pagar e a receber por categoria, entrada de compras pela nota e leitura do resultado por período.
Solicitar demonstraçãoVeja como o financeiro da Nox pode seguir o plano de contas do seu escritório e quais informações chegam organizadas para a conferência.
Avaliar o fluxo com a NoxPerguntas complementares
Existe um plano de contas obrigatório para loja?
Não existe um plano único obrigatório para o comércio. A ITG 1000 do CFC traz um modelo sugerido para microentidades, e a própria norma permite que o contador adote outro plano conforme o detalhamento desejado. Por isso, a referência da loja deve ser o plano que o seu contador usa.
O plano de contas do financeiro substitui a contabilidade?
Não. O plano gerencial serve para o dono acompanhar o resultado. A escrituração contábil regular, que a OTG 1000 indica como obrigatória para ME e EPP, continua sendo feita pela contabilidade. O que o financeiro organizado faz é reduzir dúvidas e retrabalho na hora de entregar as informações.
Quantas contas a loja deve ter?
Não há número certo. Contas de menos voltam a misturar tudo; contas demais criam duplicidade e ninguém lança direito. Um ponto de partida é seguir os grandes grupos do plano do contador e só abrir uma conta nova quando ela ajudar a tomar uma decisão.
A retirada do dono é despesa da loja?
Ela precisa ficar em conta separada das despesas operacionais, para não distorcer o resultado. Se aquele valor é pró-labore, distribuição de lucros ou outro tipo de retirada é definição da contabilidade, com efeitos diferentes em cada caso.
O MEI precisa de plano de contas?
O MEI tem regras próprias de registro, como o relatório mensal de receitas brutas e a guarda das notas. Separar as despesas ajuda qualquer negócio a entender o próprio resultado, mas a exigência formal de plano de contas não é o tema para o MEI. Confirme com a contabilidade o que se aplica ao seu caso.
Dá para reorganizar o plano de contas no meio do ano?
Dá, mas combine com o contador antes. Mudar a classificação no meio do período afeta a comparação entre meses e pode exigir reclassificar lançamentos anteriores. Um caminho prático é testar com um mês fechado, validar e depois adotar a nova regra daqui em diante.
Por que separar taxa de cartão da venda?
Porque a venda e a taxa respondem a perguntas diferentes. A venda mostra quanto a loja vendeu; a taxa é uma despesa com vendas que depende do meio de pagamento. Quando as duas se misturam, o dono não sabe quanto o recebimento está custando.
Próximo passo
Comece pelo mês que acabou de fechar: liste o que está em 'despesas gerais', peça ao contador o plano de contas da empresa e reclassifique esse mês como teste. Depois, use os guias abaixo para ler o resultado e organizar a rotina do financeiro.
Solicitar demonstraçãoLeia a seguir
Conteúdos que respondem à próxima dúvida de quem chegou até aqui.
Fontes e referências
- CFC — ITG 1000: Modelo Contábil para Microempresa e Empresa de Pequeno Porte (versão de 15/12/2022)
- CFC — OTG 1000: orientação sobre a escrituração contábil de ME e EPP (2015)
- Lei Complementar 123/2006, art. 26, § 2º (livro-caixa da ME e EPP do Simples Nacional)
- Acervo Nox — estudo 'Plano de contas da loja: separar despesas e receitas para enxergar o resultado'
- Acervo Nox — estudo 'Caderno, planilha ou sistema: os sinais de que o controle da loja ficou pequeno'
Conteúdo editorial produzido pela equipe da Nox a partir das normas do CFC e da legislação citadas; trata de organização gerencial e não substitui a escrituração contábil. A aplicação ao caso concreto deve ser validada pela contabilidade da empresa. Publicado por Equipe Nox Tecnologia em 25 de outubro de 2026; última revisão em 25 de outubro de 2026.