O que acontece quando a guia vence sem pagamento?
A contabilidade apura o imposto e entrega a guia. Daí em diante, pagar é com a empresa. O imposto só fica quitado quando a guia é paga até o vencimento. Se a data passa sem pagamento, entram os acréscimos legais, que são a multa de mora e os juros de mora, e quem paga é a empresa.
Nos tributos federais pagos espontaneamente com atraso, a Lei 9.430/1996, art. 61, prevê multa de mora de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20%. Segundo a orientação da Receita Federal, a contagem começa no primeiro dia útil depois do vencimento e vai até o dia do pagamento. Pelo mesmo artigo, também correm juros pela taxa Selic, somados mês a mês a partir do mês seguinte ao vencimento, com mais 1% no mês do pagamento. A Receita informa que quem paga dentro do próprio mês do vencimento não paga juros, só a multa de mora.
O DAS do Simples Nacional e as guias estaduais de ICMS têm regras próprias. Por isso os percentuais deste parágrafo valem para o tributo federal. Para o DAS e para o ICMS do seu estado, confirme com a contabilidade antes de fazer qualquer estimativa.
Por que isso importa na rotina da loja
Na maioria das lojas, a guia chega por e-mail ou mensagem, às vezes no celular do sócio e às vezes no do financeiro, e fica misturada com boleto de fornecedor, conta de luz e cobrança de cartão. O contador fez a parte dele quando mandou. A loja acha que está em dia porque recebeu. E ninguém confere o meio do caminho, que é o pagamento de fato.
O atraso não fica só na guia. Na guia federal, a multa cresce a cada dia até chegar ao teto. Os juros começam no mês seguinte. E o débito em aberto pode aparecer depois, quando a loja pede uma certidão, tenta um parcelamento ou o escritório consulta a situação fiscal da empresa. Até lá, o caixa da loja foi planejado como se esse imposto já estivesse pago.
Pagamento em atraso e declaração em atraso são coisas diferentes. Aqui o assunto é a guia que venceu sem pagamento. A multa por entregar uma declaração fora do prazo é outro problema, tem base legal própria e é cobrada mesmo com o imposto pago.
Um exemplo do começo ao fim
Exemplo ilustrativo
Loja do Simples com guias chegando por canais diferentes
- Empresa: comércio varejista optante pelo Simples Nacional, com um sócio-administrador e uma pessoa no financeiro
- Quem emite as guias: o escritório de contabilidade que atende a loja
- Guias do mês: o DAS e, quando a operação exigir, uma guia estadual de ICMS definida pela contabilidade
- Canal de envio: o DAS foi por e-mail ao financeiro e a guia estadual foi por mensagem ao celular do sócio
- Exemplo ilustrativo, sem valores: o que interessa aqui é o caminho da guia
No começo do mês, a contabilidade envia as guias. O financeiro recebe o DAS, lança em contas a pagar com a data de vencimento e programa o pagamento. A guia estadual foi para o celular do sócio, que estava atendendo no balcão. Ele abriu a mensagem e ela ficou para depois.
Na conferência semanal do fluxo de caixa, o financeiro vê só uma guia de imposto no mês, mas no mês anterior havia duas. Pergunta ao escritório e descobre que a guia estadual existe e já venceu. A conferência pegou o problema porque havia um lugar onde as guias do mês deveriam estar todas juntas.
A loja não paga o código de barras antigo sem perguntar antes. Ela pede à contabilidade uma guia com a data atualizada, paga, registra a baixa com a data efetiva do pagamento e devolve o comprovante ao escritório. No fim, combina com o contador um canal único para o envio das guias.
- O que chegou da contabilidade
Duas guias, cada uma com competência, vencimento e código de barras, enviadas a duas pessoas por canais diferentes.
- O que já existia na loja
Contas a pagar com o DAS lançado e um fluxo de caixa conferido toda semana. A guia estadual não estava lançada.
- O que precisou de validação
Saber se a guia vencida ainda podia ser paga como estava ou se precisava ser emitida de novo com a data atualizada. Quem decide isso é a contabilidade.
- Quem decidiu cada ponto
O escritório emitiu a guia atualizada e orientou o pagamento. O financeiro pagou e fez a baixa. O sócio passou a encaminhar toda guia ao canal combinado.
- O que ficou guardado
A guia original, a guia atualizada, o comprovante bancário com a data efetiva e a mensagem de confirmação enviada ao escritório.
O que conferir em cada guia antes de pagar
Pagar a guia é só o começo. Ela precisa ser da empresa certa, do período certo e ser paga até a data certa. Estes são os dados que a pessoa que paga confere em cada guia:
| Dado ou documento | Onde está | Para que serve |
|---|---|---|
| CNPJ do contribuinte | No corpo da guia | Confirmar que a guia é desta empresa e deste estabelecimento, e não de outra loja do grupo |
| Período de apuração ou competência | No corpo da guia | Saber a que mês o imposto se refere e evitar pagar a mesma competência duas vezes |
| Data de vencimento | No corpo da guia | Definir até quando o pagamento é feito sem acréscimos |
| Tipo de guia | Cabeçalho do documento | Separar DAS, DARF e guia estadual, que seguem regras diferentes de atraso |
| Código de barras e número do documento | Rodapé da guia | Garantir que foi paga a guia emitida, e não uma cópia antiga ou vencida |
| Comprovante bancário | App ou extrato do banco | Mostrar a data efetiva do pagamento, que é a data que conta para os acréscimos |
| Confirmação da contabilidade | Retorno do escritório | Saber se o pagamento foi reconhecido nos portais oficiais |
Como ler uma guia vencida
A data de vencimento é a referência de tudo. A Receita Federal explica que o cálculo dos acréscimos parte dela. Agendar o pagamento não é pagar: se o agendamento falhou por falta de saldo ou foi cancelado, a guia continua em aberto. A data que vale é a do comprovante de pagamento efetivo, e não a do dia em que alguém programou o pagamento.
Guia que já venceu não deve ser paga do jeito que está sem consultar a contabilidade. No tributo federal, multa e juros mudam conforme o dia do pagamento, e o escritório emite uma guia com o valor atualizado pela ferramenta oficial. No DAS, a guia nova é gerada pelo próprio sistema do Simples Nacional, com a data em que será paga. Na guia estadual, quem define o procedimento é a lei de cada estado.
No Simples Nacional, a transmissão do PGDAS-D e o pagamento do DAS têm o mesmo prazo: o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração, segundo o Manual do PGDAS-D. A Lei Complementar 123/2006 manda aplicar ao DAS em atraso os encargos da legislação do imposto de renda. O percentual exato e o procedimento para a sua empresa devem ser confirmados com a contabilidade.
A multa de 0,33% ao dia limitada a 20% e os juros Selic citados aqui são os do art. 61 da Lei 9.430/1996, para tributo federal pago espontaneamente, antes de qualquer notificação ou intimação. Débito cobrado em lançamento de ofício segue outra regra. O ICMS em atraso segue a lei de cada estado. O DAS segue a Lei Complementar 123/2006 e a regulamentação do Simples. O caso concreto é sempre analisado pela contabilidade.
Quem faz o quê entre a guia e o comprovante
O atraso costuma acontecer quando não está claro quem cuida de cada etapa. Uma divisão que funciona:
| Responsável | Participação no processo |
|---|---|
| Empresa | Garantir saldo, pagar até o vencimento, guardar o comprovante e avisar a contabilidade quando uma guia não for paga a tempo |
| Contabilidade ou responsável fiscal | Apurar o imposto, emitir as guias com antecedência por um canal combinado, emitir a guia atualizada quando houver atraso e orientar a regularização |
| Fornecedor do ERP | Explicar como lançar as guias em contas a pagar, acompanhar vencimentos no fluxo de caixa e registrar a baixa, conforme a configuração definida na implantação |
| Equipe que opera o sistema | Lançar cada guia assim que ela chega, conferir os vencimentos da semana, registrar a baixa com a data efetiva e encaminhar o comprovante |
Erros e sinais de divergência
Cada situação abaixo tem uma consequência possível e uma primeira ação. O efeito em cada caso depende do tributo e do que foi efetivamente recolhido.
A guia ficou no celular de alguém e não foi lançada
Ela vence sem ninguém notar e os acréscimos começam a correr
Primeira açãoCombinar um canal único para as guias e lançar cada uma em contas a pagar no dia em que chegaO pagamento foi agendado, mas não foi feito
A loja acha que pagou, mas o imposto continua em aberto
Primeira açãoDar baixa só com o comprovante de pagamento efetivo, nunca com o de agendamentoA guia vencida foi paga com o código de barras antigo
Pode faltar a parte dos acréscimos ou o pagamento pode nem ser aceito, e a pendência continua
Primeira açãoPedir à contabilidade a guia atualizada antes de pagarFoi paga a guia de outro período ou de outro CNPJ do grupo
Um débito fica em aberto e outro recebe um pagamento que não era dele
Primeira açãoAvisar o escritório com o comprovante para que ele oriente a regularizaçãoO comprovante não voltou para a contabilidade
O escritório não sabe o que foi pago e pode refazer guias ou cobrar o que já está quitado
Primeira açãoEnviar o comprovante logo depois da baixa e conferir no fechamento do mêsChecklist das guias do mês, entre a loja e a contabilidade
Use esta lista na conferência semanal do caixa e no fechamento do mês. Ela vale para qualquer tipo de guia. Os percentuais de cada uma ficam com a contabilidade.
| Informação a separar | Para que ela serve na conferência |
|---|---|
| Lista das guias esperadas no mês, combinada com o escritório | Perceber logo quando falta alguma guia |
| Canal único de envio das guias | Evitar que alguma guia fique perdida em caixas de entrada e celulares diferentes |
| Vencimento de cada guia lançado em contas a pagar | Mostrar no fluxo de caixa o que vence na semana |
| Conferência de CNPJ e competência antes de pagar | Evitar pagar a guia de outro estabelecimento ou de outro período |
| Comprovante de pagamento efetivo, não de agendamento | Registrar a data que vale para os acréscimos |
| Baixa feita com a data real do pagamento | Deixar contas a pagar igual ao extrato do banco |
| Comprovante devolvido à contabilidade | Permitir que o escritório confira o que foi reconhecido |
| Guia vencida tratada só com orientação do escritório | Pagar o valor atualizado pelo procedimento certo de cada tributo |
| Revisão das guias em aberto no fechamento do mês | Não deixar uma pendência passar para o mês seguinte |
Como fica esse processo na Nox
Na Nox, o financeiro está ligado às vendas e às compras. As guias de imposto entram no mesmo contas a pagar e no mesmo fluxo de caixa usados para fornecedores e despesas. O processo abaixo descreve a rotina. Os detalhes de cada etapa dependem da configuração definida na implantação.
- Lançar a guia em contas a pagarQuando a guia chega, a pessoa do financeiro lança o título com vencimento, competência e a natureza de imposto, separando DAS, DARF e guia estadual.Depende de configuração: As categorias e a forma de classificar as guias são combinadas na implantação
- Acompanhar o vencimento no fluxo de caixaNa conferência da semana, o fluxo de caixa mostra o que vence e permite planejar o saldo para pagar as guias junto com os outros compromissos.
- Registrar a baixa com a data efetivaDepois do pagamento, a baixa é registrada com a data do comprovante bancário. Assim, contas a pagar fica igual ao que de fato saiu da conta.
- Devolver o comprovante à contabilidadeA loja envia ao escritório o comprovante de cada guia paga. Os documentos que a contabilidade usa no fechamento saem do próprio movimento da empresa, sem redigitação.Depende de configuração: A forma de guardar e encaminhar os comprovantes é um ponto a ver na demonstração
- Conferir os títulos em aberto no fechamentoNo fim do mês, a loja revisa os títulos de imposto ainda em aberto e trata com o escritório cada guia vencida antes de pagar.
O sistema organiza vencimentos, baixas e o caixa, mas não decide o imposto nem calcula a multa ou os juros de uma guia vencida. A apuração, a emissão da guia atualizada e a orientação sobre a regularização continuam com a contabilidade. Avisos automáticos de vencimento ou restrições de acesso por usuário dependem da configuração definida na implantação e devem ser vistos na demonstração antes de entrarem nos planos da loja.
Peça uma demonstração da Nox mostrando contas a pagar, fluxo de caixa e a baixa das guias que o seu contador envia.
Solicitar demonstraçãoVeja como a loja pode lançar as guias que o escritório emite, acompanhar os vencimentos e devolver os comprovantes para a sua conferência.
Avaliar o fluxo com a NoxPerguntas complementares
Se eu pagar no mesmo mês do vencimento, pago juros?
Para tributo federal, a orientação da Receita Federal diz que o pagamento feito dentro do próprio mês do vencimento não tem juros de mora, só a multa de mora diária prevista no art. 61 da Lei 9.430/1996. Para o DAS e para o ICMS, confirme a regra com a contabilidade.
Posso pagar a guia vencida pelo código de barras antigo?
Não é o caminho seguro. O valor muda com o atraso e a guia vencida pode não ser aceita ou pode não incluir os acréscimos. Peça ao escritório uma guia atualizada para a data em que você vai pagar.
O contador responde pela multa se a guia não foi paga?
Quem deve o imposto e os acréscimos é a empresa. O que fica entre a empresa e o escritório, como prazo de envio das guias e responsabilidades de cada um, depende do contrato de prestação de serviço.
A multa por pagar com atraso é a mesma da declaração atrasada?
Não. Pagar a guia e entregar a declaração são obrigações diferentes, cada uma com sua base legal. A declaração entregue fora do prazo pode gerar multa mesmo com o imposto pago. O guia da Nox sobre multa por atraso de declaração explica essa outra situação.
E o ICMS pago com atraso?
Cada estado define na própria lei a multa e os juros do ICMS pago fora do prazo. Por isso este guia não traz percentuais para o ICMS. A contabilidade informa a regra da UF da sua loja e emite a guia atualizada.
A mudança no art. 138 do CTN afasta a multa de mora?
A Lei Complementar 236/2026 deu nova redação ao art. 138 do CTN, que trata da denúncia espontânea, e o texto continua exigindo o pagamento do tributo e dos juros, quando for o caso. Se essa regra se aplica a uma guia paga com atraso, e em que condições, é uma análise da contabilidade. Não conte com ela sem essa avaliação.
Como sei se o pagamento foi reconhecido?
O comprovante bancário mostra que o dinheiro saiu. A contabilidade consegue confirmar nos portais oficiais se o pagamento foi vinculado ao débito certo. Por isso o comprovante precisa voltar ao escritório.
Próximo passo
Comece pela lista das guias esperadas no mês, combinada com o seu contador, e lance cada guia em contas a pagar assim que ela chegar. Depois, veja os conteúdos abaixo para organizar o restante da rotina financeira e fiscal da loja.
Solicitar demonstraçãoLeia a seguir
Conteúdos que respondem à próxima dúvida de quem chegou até aqui.
Fontes e referências
- Lei 9.430/1996, arts. 47 e 61 (multa de mora e juros Selic sobre tributo federal)
- Receita Federal: Como calcular multa de mora (acréscimos legais)
- Receita Federal: Como calcular juros de mora (acréscimos legais)
- Lei Complementar 123/2006 (Simples Nacional)
- Manual do PGDAS-D, Receita Federal / Simples Nacional
- Lei Complementar 236/2026 (nova redação do art. 138 do CTN)
Conteúdo editorial produzido pela equipe da Nox a partir das normas e orientações oficiais citadas. Os percentuais se referem ao tributo federal pago espontaneamente com atraso. A regra do DAS, do ICMS de cada estado e a aplicação ao caso concreto devem ser validadas pela contabilidade da empresa. Publicado por Equipe Nox Tecnologia em 29 de outubro de 2026; última revisão em 29 de outubro de 2026.