Simples, Presumido ou Real: o comparativo honesto

A mesma venda, dois compradores diferentes

Você vende o mesmo produto, pelo mesmo preço, para dois clientes. Um é pessoa física. O outro é uma empresa que apura imposto e aproveita crédito do que compra. A etiqueta é idêntica para os dois.

A sua decisão de regime deixou de aparecer só na guia de imposto. Ela aparece no seu preço, do ponto de vista de quem compra de você.

Quem vende para consumidor final quase não sente isso. Quem vende para outras empresas sente na negociação — e é essa a diferença que entrou na escolha de regime.

Os três regimes lado a lado

Uma tabela com os critérios objetivos, e outra com o que você precisa ter na mão antes de sentar com a contabilidade. Nenhuma delas diz qual é o melhor — isso depende do seu caso.

Limites, quem pode e como se define

Os limites de faturamento são o primeiro filtro, e eles não se discutem: ou a empresa cabe, ou não cabe.

O que levar respondido para a reunião

O contador conhece a norma. O que ele não tem é o retrato do seu negócio — e é isso que decide a conta.

Quatro jeitos de errar essa decisão

Nenhum deles é erro de cálculo. São erros de recorte: olhar só uma parte do problema e decidir com ela.

O que mudou na pergunta

Durante muito tempo, escolher regime foi um exercício fechado: reunir o faturamento, projetar o imposto em cada cenário e ficar com o menor número. Uma conta entre você, o contador e a planilha.

A transição tributária que o país atravessa acrescentou uma segunda pergunta, e ela é de natureza comercial: o cliente que compra de você consegue aproveitar crédito do imposto embutido naquela compra? Se não conseguir, comprar de você custa mais caro para ele do que comprar de um concorrente que gere esse crédito, mesmo que os dois cobrem exatamente o mesmo preço.

Isso muda quem sente o problema. Não é o contador que descobre — ele vê imposto, não vê negociação. Quem descobre é o vendedor, quando um cliente antigo começa a pedir desconto sem explicar direito por quê, ou simplesmente para de comprar.

A decisão continua sendo técnica na hora de calcular. Mas ela virou comercial na hora de escolher, e essa parte não está na planilha de ninguém.

Os três caminhos, sem torcida

O Simples Nacional é o regime pensado para empresas menores, com faturamento anual de até quatro milhões e oitocentos mil reais. Ele unifica tributos e simplifica obrigações, e a entrada nele se dá por opção formalizada, com prazo próprio.

O Lucro Presumido alcança empresas com faturamento anual de até setenta e oito milhões de reais. Nele, a base de cálculo do imposto sobre o lucro é presumida a partir da receita, o que dá previsibilidade — e pode ser bom ou ruim, conforme a margem real do negócio.

O Lucro Real não tem limite de faturamento, e é obrigatório para alguns perfis de empresa. Nele o imposto incide sobre o lucro efetivamente apurado, o que exige controle contábil mais rigoroso e costuma compensar quando a margem é apertada ou quando há prejuízo a compensar.

A forma de entrar em cada um também difere. No Simples, existe uma opção formal a ser feita. No Presumido e no Real, a definição se dá na prática pelo primeiro recolhimento do imposto sobre o lucro no ano, ou pela primeira declaração — o que significa que a escolha se materializa cedo, muitas vezes antes de alguém ter parado para decidir.

O crédito do seu cliente virou argumento de venda

Para entender por que isso pesa, vale pensar do lado de quem compra. Uma empresa que apura imposto e aproveita crédito não enxerga o preço da nota como custo final: enxerga o preço menos aquilo que vai recuperar na apuração.

Dois fornecedores cobrando o mesmo valor, então, não custam a mesma coisa para esse comprador. E como ele conhece bem essa conta — é o negócio dele —, a preferência aparece sem virar conversa explícita.

Isso não afeta todo mundo do mesmo jeito. Quem vende para consumidor final praticamente não sente: pessoa física não aproveita crédito, e o preço é o preço. Quem vende para outras empresas sente diretamente, e quanto maior a fatia de clientes assim, maior o peso.

Por isso a primeira coisa a fazer antes de discutir regime é olhar a própria carteira. Que porcentagem do seu faturamento vem de empresa e qual vem de pessoa física? Sem esse número, a discussão sobre crédito é abstrata; com ele, ela vira uma conta.

Há ainda um ponto em aberto que vale acompanhar: a transição prevê discussões sobre a empresa do Simples poder recolher os tributos novos pelo regime regular sem sair do Simples para o restante. É exatamente o tipo de detalhe que muda a resposta e que precisa ser confirmado com a contabilidade antes de virar decisão.

Sobre o prazo: confira, não confie no que leu

Aqui vai um aviso que vale mais do que qualquer tabela deste post. A opção pelo Simples tem prazo, e circulam informações conflitantes sobre qual é esse prazo para o próximo exercício — parte do material publicado repete a regra clássica, e parte afirma que a data foi antecipada.

Não vamos cravar nenhuma das duas aqui, porque cravar a errada é pior do que não dizer. Uma data errada num assunto desses não gera uma dúvida: gera uma empresa que perdeu a janela.

O que dá para afirmar com segurança é o formato: a entrada no Simples se dá por opção formalizada e tem prazo; o Presumido e o Real se definem pelo primeiro recolhimento do ano. Ou seja, nos três casos a decisão precisa estar tomada antes do começo do exercício, não durante.

Confirme a data vigente no Portal do Simples Nacional e com a sua contabilidade, e faça isso agora — não quando o assunto ficar urgente.

Essa é também a razão de preparar os números antes. Se a data for mais cedo do que você imagina, o que vai faltar não é a decisão: vai faltar a informação para tomá-la.

O que preparar antes de sentar com o contador

A reunião sobre regime costuma ser improdutiva por um motivo específico: o contador chega com a norma e o dono chega sem os números. Aí a conversa vira estimativa, e estimativa não decide nada.

O primeiro número é o faturamento dos últimos doze meses, não o do ano-calendário. É ele que diz quais regimes estão realmente disponíveis, e é ele que mostra se você está se aproximando de algum teto.

O segundo é a composição da carteira: quanto vem de empresa, quanto vem de consumidor final. Esse número decide se a conversa sobre crédito é central ou é detalhe no seu caso.

O terceiro é a margem real, produto a produto, depois de custo de mercadoria, imposto, custo de receber e despesa fixa. É o número mais trabalhoso de obter e o mais importante: mudança de regime mexe na margem, e sem saber onde ela está hoje não dá para avaliar o efeito.

Nenhum desses três se responde de memória, e é justamente por isso que costumam faltar. Quem tem essa informação organizada chega na reunião para decidir; quem não tem chega para adiar.

Quem decide, no fim

Vale ser explícito sobre uma coisa: este post não escolhe regime para ninguém, e nenhum texto de blog deveria. Qual regime compensa depende de faturamento, atividade, estrutura de custo, composição de clientes e do crédito que você aproveita nas suas próprias compras.

Essa análise é da contabilidade, que conhece o seu caso e responde por ele. O que é seu, como dono, é chegar nessa conversa com a informação organizada e com as perguntas certas — inclusive a comercial, que o contador não teria como levantar sozinho.

Também vale desconfiar de qualquer recomendação genérica sobre o assunto, inclusive das que aparecem com números redondos e ar de certeza. Empresas do mesmo tamanho e do mesmo ramo podem ter respostas diferentes por causa do mix de clientes.

O que não muda é a direção do esforço: quanto melhor você conhecer os seus próprios números, melhor será a decisão — em qualquer regime.

O que o sistema resolve nessa decisão

Nenhum sistema escolhe regime. O que ele faz é entregar, em minutos, os números que hoje levam semanas para serem reunidos — e sem os quais a decisão vira palpite.

• Faturamento dos últimos doze mesesO número que define quais regimes estão disponíveis, sempre atualizado e não reconstruído na véspera.
• Carteira separada por tipo de clienteDá para ver quanto do faturamento vem de empresa e quanto vem de consumidor final.
• Margem real por produtoDepois de custo, imposto e custo de receber — que é onde qualquer mudança de regime aparece.
• Aviso de aproximação de limiteO acumulado é acompanhado durante o ano, e não descoberto no fechamento.
• Entradas e saídas organizadasO que você compra com documento e de quem, que é a base do crédito que você mesmo aproveita.
• Relatórios prontos para a contabilidadeA reunião começa pelos números em vez de começar pela procura deles.