O que é a apuração assistida do IBS e da CBS
Hoje a lógica é esta: a empresa escritura as notas, soma débitos e créditos e chega ao imposto devido. Na apuração assistida que a Lei Complementar 214/2025 prevê para o IBS e a CBS, a ordem se inverte: a administração tributária monta o saldo a partir dos documentos fiscais eletrônicos que já recebeu, os da empresa e os dos fornecedores, e cabe à empresa conferir e confirmar, ou apontar ajustes.
Na prática, o Fisco faz a conta antes de você. A empresa continua respondendo pelo resultado. Se a nota de venda saiu com a classificação errada, se uma compra não entrou ou se um cancelamento não foi registrado, o saldo assistido carrega esse erro. E depois que a empresa confirma, mexer no valor fica mais difícil.
Antes de qualquer decisão, um aviso: o calendário de quando a apuração assistida passa a valer de forma plena para cada tributo, e como ela convive com as escriturações que já existem, segue a regulamentação da reforma. Confirme com a sua contabilidade qual é a situação da sua empresa no mês em que estiver lendo.
Por que isso importa na loja
Quando o saldo vem pronto, parece que o trabalho diminuiu. Muda de lugar. A loja deixa de ter de calcular o imposto e passa a ter de provar que o que a administração recebeu é o que de fato aconteceu: cada venda, cada compra, cada devolução e cada cancelamento.
Se essa conferência não for feita, quem paga é o dono. Uma venda cancelada que continua valendo como autorizada pode gerar débito indevido. Uma compra lançada pelo fornecedor com dado errado pode não aparecer como crédito. A diferença só aparece se alguém comparar o saldo com o movimento da loja.
Por isso o assunto vai além da contabilidade. O documento fiscal emitido no balcão, no caixa ou no pedido vira a matéria-prima da apuração. A qualidade do cadastro de produtos, da emissão e da entrada de mercadorias define o quanto o saldo assistido se aproxima da realidade e o quanto o contador vai ter de ajustar à mão.
O imposto do mês passa a ser montado com o que a loja já emitiu e recebeu. Conferir a apuração no fim do mês é conferir a rotina do mês inteiro.
Um exemplo do começo ao fim
Exemplo ilustrativo
Loja de utilidades no regime regular conferindo o saldo assistido do mês
- Quem vende: loja de utilidades domésticas que apura IBS e CBS pelo regime regular
- Quem compra: consumidores finais no balcão e algumas empresas que pedem NF-e
- Operação analisada: vendas internas, compras de revenda e uma devolução a fornecedor no mês
- Documentos envolvidos: NFC-e e NF-e de saída, NF-e de entrada dos fornecedores
- UF: todas as operações dentro do mesmo estado, para simplificar o cenário
Exemplo ilustrativo, sem valores. A loja recebe o saldo assistido do mês, disponibilizado pela administração tributária no período que a regulamentação definir. O contador avisa que vai confirmar e pede à loja a conferência do movimento antes.
A responsável administrativa separa quatro grupos: as vendas emitidas, as compras recebidas, os eventos do mês (cancelamentos, devoluções e notas emitidas em contingência) e o recebimento financeiro das vendas. A ideia é ver se o que a administração usou para calcular é o mesmo conjunto de documentos que a loja tem registrado.
Na comparação aparecem três divergências: uma NFC-e cancelada no caixa que no relatório da loja consta como cancelada e precisa ser conferida na situação oficial; uma compra de um fornecedor novo que não aparece entre as entradas consideradas; e uma devolução ao fornecedor cuja nota foi emitida no fim do mês. Nenhuma delas é resolvida pela loja sozinha. Ela documenta e encaminha ao contador.
- O que veio da administração
O saldo assistido e a relação de documentos que o compõem, nos termos que o ambiente oficial disponibilizar. Esse é o ponto de partida, não a conclusão.
- O que a loja já tinha
As vendas emitidas pelo sistema, as entradas lançadas pelo XML das compras e os registros de cancelamento e devolução feitos durante o mês.
- O que precisou de validação
A situação oficial da NFC-e cancelada, o motivo da ausência da compra do fornecedor novo e o mês em que a devolução produz efeito na apuração.
- Quem decidiu cada ponto
A loja levantou os documentos. O contador avaliou o tratamento de cada divergência e se cabia ajuste antes de confirmar. O fornecedor da mercadoria foi contatado para conferir a nota emitida por ele.
- O que mudou na rotina
A loja passou a conferir no mesmo dia os cancelamentos e as notas em contingência e a lançar as compras pelo XML assim que a mercadoria chega, sem esperar o fechamento.
- O que foi guardado
A lista das divergências, a resposta do contador sobre cada uma e os XML envolvidos. É o que responde a uma consulta futura sobre aquele mês.
O que conferir antes de confirmar o saldo
A conferência compara o que a administração usou com o que a loja tem. Estes são os dados que entram nessa comparação, no cenário de empresa do regime regular.
| Dado ou documento | Onde está | Para que serve |
|---|---|---|
| Notas de saída do mês (NFC-e e NF-e) | Sistema emissor e XML autorizados | Confirmar que todas as vendas consideradas foram de fato emitidas e autorizadas |
| Situação dos cancelamentos | Eventos registrados no ambiente fiscal | Evitar que nota cancelada continue gerando débito |
| Notas de entrada dos fornecedores | XML recebidos e lançados na entrada de mercadoria | Conferir se as compras que dão direito a crédito aparecem no saldo |
| Devoluções de venda e de compra | Notas de devolução e seus documentos de origem | Verificar se o efeito sobre débito e crédito está no mês correto |
| Notas emitidas em contingência | Fila de transmissão do emissor | Conferir se foram transmitidas e autorizadas depois |
| Classificação tributária dos produtos | Cadastro de produtos e campos IBS/CBS da nota | Checar se a classificação usada na emissão é a validada pela contabilidade |
| Recebimentos das vendas | Financeiro e extratos | Comparar o vendido com o recebido e localizar venda sem documento ou documento sem venda |
Como ler o saldo que chega calculado
Leia o saldo como um rascunho bem informado. Ele reflete os documentos que chegaram à administração com os dados que vieram neles. Se a nota saiu com informação errada, o cálculo sai certo sobre um dado errado.
Separe débitos e créditos. Os débitos vêm das suas saídas, e a conferência é interna: o que a loja emitiu. Os créditos dependem das notas dos fornecedores e das regras de aproveitamento previstas na Lei Complementar 214/2025, que ligam o crédito à operação anterior. Por isso a conferência dos créditos inclui falar com quem vendeu para você.
Não confunda autorização com validação. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2026 adiou as regras de validação de IBS e CBS para que a falta de certas informações não rejeite automaticamente a nota. A própria Receita Federal e o Comitê Gestor esclareceram que a obrigação de informar continua. Nota autorizada sem os campos completos é exatamente o tipo de documento que vai pesar na apuração.
Também não leia o saldo assistido como o fim das outras obrigações. Durante a transição, ICMS e ISS continuam existindo até a extinção prevista para 2033 na reforma, e as escriturações ligadas a eles seguem. Se a apuração assistida substitui ou só complementa alguma escrituração no seu caso, quem confirma é a contabilidade.
Este guia trata da empresa que apura IBS e CBS pelo regime regular. O optante pelo Simples Nacional que mantém os tributos dentro do DAS segue outra lógica; para ele, a Receita Federal anunciou o projeto do PGDAS-D assistido, que ainda é possibilidade, não obrigação com data certa. Datas de vigência, efeitos da confirmação e prazos de ajuste dependem da regulamentação e devem ser conferidos com a contabilidade.
Quem faz o quê na conferência
O saldo vem pronto, mas a decisão de confirmar não é do sistema nem da loja sozinha.
| Responsável | Participação no processo |
|---|---|
| Empresa | Emitir corretamente, registrar cancelamentos e devoluções no dia, lançar as compras e separar os documentos para a conferência |
| Contabilidade ou responsável fiscal | Validar a classificação tributária dos produtos, analisar as divergências e decidir se confirma o saldo ou aponta ajuste |
| Fornecedor do ERP | Manter a emissão atualizada com os leiautes vigentes, apoiar a configuração prevista na implantação e orientar o uso dos relatórios |
| Equipe que opera o sistema | Conferir pendências de transmissão, avisar sobre nota rejeitada ou em contingência e comunicar divergências à administração da loja |
Erros e sinais de divergência
Cada situação abaixo tem efeito no saldo assistido. A consequência real depende do que foi confirmado, escriturado e recolhido.
Confirmar o saldo sem comparar com o movimento da loja
Assumir um débito que inclui erro de emissão ou deixa de fora um crédito
Primeira açãoFazer a conferência antes de confirmar e documentar o resultadoVenda cancelada no caixa sem o evento registrado no ambiente fiscal
A nota continua valendo como autorizada e pode gerar débito indevido
Primeira açãoConferir diariamente a situação dos cancelamentosCompra recebida e não lançada, ou nota de fornecedor com dado divergente
O crédito pode não aparecer ou aparecer diferente do esperado
Primeira açãoLançar a entrada pelo XML e contatar o fornecedor quando o dado não baterProduto com classificação tributária não validada
Todas as vendas desse item entram no saldo com o tratamento errado
Primeira açãoRevisar o cadastro com a contabilidade antes de emitir em volumeNota em contingência que não foi transmitida depois
Divergência entre o que a loja vendeu e o que a administração conhece
Primeira açãoAcompanhar a fila de transmissão até a autorizaçãoInformações para reunir antes de revisar o saldo com a contabilidade
Separe este material antes da reunião ou do envio ao escritório. Ele serve tanto para confirmar quanto para justificar um ajuste.
| Informação a separar | Para que ela serve na conferência |
|---|---|
| XML de todas as notas de saída do mês | Comparar com os documentos considerados no saldo |
| Relação de cancelamentos com a situação oficial | Confirmar que nota cancelada não gerou débito |
| XML das compras lançadas no mês | Conferir os créditos considerados |
| Notas de devolução e seus documentos de origem | Verificar o mês e o efeito de cada devolução |
| Relação de notas emitidas em contingência | Confirmar transmissão e autorização |
| Cadastro de produtos com a classificação de IBS e CBS | Checar se a classificação usada foi validada |
| Relatório de vendas e recebimentos do período | Localizar venda sem nota ou nota sem venda |
| Lista de divergências encontradas e quem as apontou | Registrar a decisão sobre cada uma e guardar para consultas futuras |
Como fica esse processo na Nox
O sistema não confirma o saldo por você. O que ele faz é deixar os documentos que formam esse saldo saírem da própria operação, sem redigitação, para a conferência ser comparação e não reconstrução.
- Entrada das compras pelo XMLA mercadoria chega e a entrada é feita pelo documento fiscal do fornecedor, atualizando custo e estoque. A equipe confere se os itens e os dados fiscais recebidos batem com o cadastro.
- Cadastro com os campos fiscaisCada produto guarda NCM, CEST, CFOP, CST/CSOSN e origem. A contabilidade valida e a equipe registra o que foi definido.Depende de configuração: Os campos específicos de IBS e CBS e a forma de preenchê-los dependem da configuração definida na implantação; é ponto a ver na demonstração.
- Emissão a partir da vendaA NFC-e ou NF-e sai do próprio movimento de venda, com os dados do cadastro. Cancelamentos e devoluções ficam registrados no mesmo fluxo.
- Conferência entre vendido e recebidoO financeiro ligado às vendas permite comparar o que foi vendido com o que entrou, o que ajuda a localizar documento sem venda ou venda sem documento.
- Material para a contabilidadeOs documentos e arquivos que o escritório precisa saem do movimento da empresa, e os indicadores por período, produto e unidade ajudam a explicar uma variação no mês.Depende de configuração: O formato da entrega ao escritório é combinado na implantação.
A Nox organiza a emissão, a entrada e o movimento que alimentam a apuração. A classificação tributária de cada produto, o tratamento de cada divergência e a decisão de confirmar ou ajustar o saldo assistido continuam sendo da contabilidade. Nenhum sistema elimina todos os erros nem garante resultado tributário. O que ele faz é diminuir a redigitação e manter os dados organizados para a conferência.
Solicite uma demonstração da Nox voltada à entrada de mercadorias, ao cadastro fiscal e à organização dos documentos para a contabilidade conferir o mês.
Solicitar demonstraçãoVeja como as informações fiscais da operação ficam organizadas e o que pode ser entregue ao escritório para a conferência do saldo.
Avaliar o fluxo com a NoxPerguntas complementares
A apuração assistida significa que o Fisco vai calcular meu imposto e eu não preciso fazer nada?
Não. A administração monta o saldo com base nos documentos fiscais, mas a empresa continua responsável pelo resultado. Conferir antes de confirmar é tarefa da empresa e da contabilidade.
Se eu confirmar o saldo e depois achar um erro, consigo corrigir?
A forma e o prazo de ajuste dependem da regulamentação da reforma, e a confirmação tem consequências sobre o débito declarado. Por isso a conferência vem antes. Para o seu caso, consulte a contabilidade.
A apuração assistida já vale para a minha loja?
Depende do tributo, do regime e do cronograma regulamentado da reforma. Em 2026, ano de teste, a Lei Complementar 214/2025 prevê CBS de 0,9% e IBS de 0,1%, compensáveis ou dispensáveis com o cumprimento das obrigações acessórias. Confirme com o contador o que já se aplica à empresa.
A apuração assistida substitui a escrituração que o contador faz hoje?
Não presuma isso. ICMS e ISS seguem na transição até a extinção prevista para 2033, com as escriturações próprias. Como a apuração do IBS e da CBS convive com cada obrigação é uma definição que a contabilidade acompanha na regulamentação.
Sou do Simples Nacional. Isso muda alguma coisa para mim?
Se a empresa recolhe IBS e CBS dentro do DAS, a lógica é a do Simples. A Receita Federal anunciou o projeto do PGDAS-D assistido, com informações pré-preenchidas, mas ainda como possibilidade. Se a empresa optou pelo regime regular do IBS e da CBS, a conferência deste guia passa a ser relevante.
Nota autorizada sem os campos de IBS e CBS completos já está resolvida?
Não. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2026 adiou a rejeição automática, mas a obrigação de informar não foi suspensa. A nota autorizada com dado incompleto entra na base da apuração do mesmo jeito.
O que mais pesa para o saldo bater com a realidade?
Cadastro com classificação validada, cancelamentos e devoluções registrados no dia e compras lançadas pelo XML. Tudo isso acontece durante o mês, não no fechamento.
Próximo passo
Comece pelo cadastro: confira com a contabilidade a classificação dos produtos que mais vendem e combine uma rotina diária para cancelamentos e notas em contingência. Os guias abaixo ajudam a entender as próximas dúvidas.
Solicitar demonstraçãoLeia a seguir
Conteúdos que respondem à próxima dúvida de quem chegou até aqui.
Fontes e referências
- Lei Complementar 214/2025 (IBS, CBS e Imposto Seletivo)
- Lei Complementar 227/2026 (altera a LC 214/2025)
- Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2026 (adiamento das regras de validação)
- Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 (cronograma dos documentos fiscais)
- Nota Técnica 2025.002 do Portal Nacional da NF-e (grupo IBS/CBS)
- Acervo Nox: Relatório Documentos Fiscais Brasil 2026 e fatos conferidos do Simples Nacional 2027
Conteúdo editorial produzido pela equipe da Nox a partir das normas citadas. Datas de vigência, efeitos da confirmação e a aplicação ao caso concreto devem ser validados pela contabilidade da empresa. Publicado por Equipe Nox Tecnologia em 10 de outubro de 2026; última revisão em 10 de outubro de 2026.