O prazo importa, mas não é ele que decide
A primeira pergunta que todo mundo faz é sobre prazo. Ela é justa, mas é a segunda pergunta mais importante.
Prazo da carta de correção
É o limite que o sistema da SEFAZ aceita, contado da autorização de uso da nota. Só que estar dentro do prazo não basta: existe erro que carta nenhuma resolve, mesmo na primeira hora.
A pergunta certa não é "ainda dá tempo?". É "esse erro muda o imposto?".
Essa é a linha divisória. Erro que não altera valor, imposto nem as partes da operação vai de carta de correção. Erro que deixou valor ou imposto a menor vai de nota complementar. Erro que muda quem comprou, quanto foi ou quando aconteceu não tem conserta: é cancelamento — e, passado o prazo dele, devolução.
A tabela que responde na hora
Guarde esta tabela perto de quem emite. Ela cobre a maior parte do que acontece no dia a dia de uma empresa que emite nota.
O erro que você cometeu e o caminho certo
A regra por trás da tabela é sempre a mesma: mexeu no imposto ou nas partes, a carta não serve.
| O que saiu errado | Caminho | Por quê |
|---|---|---|
| Descrição do produto incompleta, sem mudar o que foi vendido | Carta de correção | Não altera valor nem imposto |
| Endereço de entrega escrito errado, mesmo destinatário | Carta de correção | Não troca a parte da operação |
| Faltou informação complementar no documento | Carta de correção | Campo sem efeito sobre o cálculo |
| Valor cobrado a menor do que o combinado | Nota complementar | Falta valor: complementa-se a diferença |
| Imposto destacado a menor | Nota complementar | Falta imposto: complementa-se a diferença |
| Destinatário errado | Cancelamento | Muda a parte da operação |
| Quantidade ou valor a maior | Cancelamento ou devolução | Não existe nota "para menos" |
| Data de emissão errada | Cancelamento | A carta não corrige data |
| A mercadoria não chegou a sair | Cancelamento | A operação não aconteceu |
O que a carta de correção nunca corrige
Esta lista vem da própria regra da carta de correção eletrônica, prevista no Ajuste SINIEF 07/2005. Não é interpretação de fornecedor de software.
| Não pode | Exemplos |
|---|---|
| Variáveis que determinam o valor do imposto | Base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação |
| Dados que mudem as partes da operação | Trocar o remetente ou o destinatário da nota |
| Datas do documento | Data de emissão e data de saída da mercadoria |
Qual foi o seu caso?
Escolha abaixo o que saiu errado e veja o caminho recomendado, com o cuidado que costuma passar despercebido em cada um. É a mesma lógica da tabela, só que sem você precisar procurar a linha.
Escolha o caso acima para ver o caminho recomendado.
Os três documentos, e o que cada um faz
Quem entende a função de cada um erra menos na hora da pressa.
Carta de correção eletrônica (CC-e)
Ajusta informação que não interfere no cálculo do imposto nem em quem participou da operação. Fica registrada e vinculada à nota original.
Use quandoO erro é de descrição, de informação complementar ou de dado que não muda valor, imposto nem as partes envolvidas.Nota fiscal complementar
É uma nota nova que soma à original. Serve quando faltou valor ou faltou imposto — nunca para diminuir.
Use quandoO documento saiu com valor ou imposto a menor. Ela referencia a nota original e usa o mesmo CFOP dela.Cancelamento (e a devolução depois do prazo)
Apaga a operação. Tem prazo curto, que varia conforme o documento e o estado, e depois dele o caminho passa a ser a nota de devolução.
Use quandoMudou quem comprou, quanto foi, quando foi — ou a mercadoria nem chegou a sair.A armadilha que quase todo mundo cai: a segunda carta
Você emitiu uma carta de correção ajustando a descrição de um produto. Dias depois percebeu outro detalhe e emitiu uma segunda carta, corrigindo só esse detalhe novo.
A segunda carta substitui a primeira. Ou seja: a correção que você tinha feito antes deixou de valer, porque a carta válida é sempre a última — e ela só contém o que estiver escrita nela.
Toda carta de correção precisa repetir as correções anteriores, além da nova.
É por isso que vale guardar o texto de cada carta emitida. Sem esse histórico, a segunda correção silenciosamente desfaz a primeira, e ninguém percebe até alguém conferir o documento.
A nota complementar não tem irmã "para menos"
Esta é a confusão mais frequente depois da carta: se existe nota complementar para acrescentar valor, deveria existir uma para reduzir. Não existe.
Quando o valor ou o imposto saiu a maior, o caminho é outro: cancelar a nota, se ainda estiver dentro do prazo, ou registrar a devolução da parte cobrada a mais, conforme a orientação da sua contabilidade.
Dois cuidados na hora de emitir a complementar: ela deve referenciar a nota original e usar o mesmo CFOP daquela operação — afinal, ela não é uma venda nova, é a continuação de uma venda que já aconteceu.
Há também prazos envolvidos, que mudam conforme o motivo da complementação e a regra do estado. Esse é um dos pontos em que consultar a contabilidade antes de emitir economiza retrabalho.
Cancelar tem hora, e a hora é curta
O cancelamento é o caminho mais limpo, mas é o de janela mais estreita. Os prazos variam conforme o documento e o estado — para a nota do consumidor, costumam ser bem menores do que para a nota de venda para empresa.
Passado o prazo, o cancelamento deixa de ser possível e a correção acontece por outro caminho, normalmente a nota de devolução, com a mercadoria retornando formalmente.
Na prática, isso significa que perceber o erro rápido vale dinheiro. Conferir a nota assim que ela é autorizada, ainda com o cliente presente, resolve em um minuto o que depois vira processo.
O que reduz a necessidade de corrigir
Corrigir bem é importante. Precisar corrigir menos é melhor — e isso é configuração, não sorte.
- Cadastro do cliente completoEndereço e documento certos na origem evitam o erro que só o cancelamento resolve.
- Tributação definida no produtoA maior parte dos erros de imposto nasce no cadastro, não na hora de emitir.
- Conferência antes de autorizarUma revisão de dez segundos na tela evita o processo de trinta minutos depois.
- Histórico das cartas emitidasGuardar o texto de cada correção evita que a próxima apague a anterior.
Perguntas frequentes
Qual o prazo para emitir uma carta de correção?
O sistema da SEFAZ aceita a carta de correção eletrônica em até 720 horas, ou 30 dias, contadas da autorização de uso da nota. Vale lembrar que estar dentro do prazo não torna qualquer correção possível: há erros que a carta não pode corrigir em nenhum momento.
O que a carta de correção não pode corrigir?
Ela não pode ser usada para alterar variáveis que determinam o valor do imposto — como base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade e valor da operação —, nem para trocar o remetente ou o destinatário, nem para mudar a data de emissão ou de saída.
Quando devo emitir nota complementar em vez de carta?
Quando faltou valor ou faltou imposto na nota original. A complementar acrescenta a diferença, referencia a nota original e usa o mesmo CFOP dela. Se o valor saiu a maior, a complementar não serve: o caminho é cancelamento ou devolução.
Emiti duas cartas de correção. As duas valem?
Não. A última carta substitui as anteriores, então ela precisa conter todas as correções, inclusive as que você já havia feito. Por isso vale guardar o texto de cada carta emitida.
Errei o destinatário da nota. Posso corrigir por carta?
Não. Trocar o destinatário muda uma das partes da operação, o que a carta de correção não permite. O caminho é o cancelamento, se ainda estiver no prazo, ou o procedimento de devolução orientado pela sua contabilidade.
Passou o prazo de cancelamento. E agora?
A correção passa a acontecer por outro caminho, normalmente com a nota de devolução e o retorno formal da mercadoria. O procedimento exato depende do caso e do estado, e deve ser definido junto com o seu contador.
Corrigir nota virou rotina na sua empresa?
Quando a correção deixa de ser exceção, o problema está antes: no cadastro ou na configuração fiscal. A Nox avalia isso junto com a sua contabilidade e diz o que precisa ser ajustado.
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