O que é importação por conta e ordem e por que o Simples se importa com ela
Na importação por conta e ordem de terceiros, uma empresa importadora (muitas vezes chamada de trading) faz o despacho aduaneiro de uma mercadoria que foi comprada por outra empresa, a adquirente, e com recursos dela. A importadora presta um serviço; a mercadoria, desde o começo, pertence a quem encomendou e pagou. A Medida Provisória 2.158-35/2001 trata dessa modalidade, e a Instrução Normativa RFB 1.861/2018 disciplina como ela funciona e como se distingue da importação por encomenda.
O contraste que interessa ao Simples Nacional é este: de um lado, a tributação sobre o valor total da mercadoria importada; do outro, a tributação apenas sobre o serviço de intermediação. A Lei Complementar 123/2006, ao definir receita bruta no art. 3º, inclui o resultado nas operações em conta alheia, e não o valor inteiro do que passa por elas. Para a importadora optante, isso significa que a receita é a remuneração do serviço. Para a loja adquirente, a mercadoria é dela e entra no estoque como compra própria.
O ponto é que esse tratamento só vale quando a operação é, de fato, por conta e ordem: contrato, recursos, declaração de importação e notas fiscais precisam contar a mesma história. Quando não contam, a operação pode ser lida como importação própria ou por encomenda, e a base muda. O enquadramento de cada caso é decisão da contabilidade.
Por que isso importa na rotina da loja
Para quem compra importado por meio de uma trading, a diferença aparece na pilha de documentos. Chegam notas da importadora com a mercadoria, um documento separado cobrando o serviço, comprovantes de remessa de recursos e, às vezes, notas de despesas aduaneiras. Se tudo for lançado como uma compra só, o custo da mercadoria, o contas a pagar e a escrituração deixam de mostrar o que realmente aconteceu.
Para a importadora optante pelo Simples, o risco é do outro lado: se o valor da mercadoria for tratado como faturamento dela, a receita bruta informada fica inflada, o que mexe com a faixa de tributação e com os limites do regime. Se, ao contrário, a operação não se sustentar como conta e ordem e for tratada só como serviço, a base fica menor do que deveria.
Há ainda um efeito de responsabilidade: na conta e ordem, a adquirente aparece na declaração de importação e responde junto com a importadora por tributos e infrações ligados à operação, conforme a legislação aduaneira. Ou seja, a loja não está só comprando de um fornecedor nacional; ela participa de uma importação.
E existe o calendário. Pelo material conferido no acervo da Nox, a Resolução CGSN 190/2026 passa a considerar, a partir de 1º/01/2027, a receita como auferida no faturamento da operação, vinculado em regra à emissão do documento fiscal. Quando a data da nota passa a definir o mês da receita, emitir o documento certo, com o valor certo, pesa ainda mais.
Um exemplo do começo ao fim
Exemplo ilustrativo
Loja de utilidades compra luminárias importadas por meio de uma trading
- Quem compra: uma loja de utilidades domésticas, optante pelo Simples Nacional, que vai revender as luminárias
- Quem importa: uma importadora contratada para atuar por conta e ordem da loja
- Operação: importação por conta e ordem de terceiros, com contrato prévio entre as duas empresas
- Recursos: a loja antecipa à importadora os valores da mercadoria e das despesas, conforme o contrato
- UFs: a importadora fica em um estado e a loja em outro; o tratamento do ICMS depende das regras dos estados envolvidos e deve ser validado pela contabilidade
Exemplo ilustrativo, sem valores: a loja escolhe doze modelos de luminária de um fabricante no exterior e contrata uma importadora para cuidar do desembaraço. O contrato diz que a operação é por conta e ordem da loja, e a loja aparece como adquirente na declaração de importação.
Quando a carga é liberada, a loja recebe um conjunto de documentos: a nota da importadora que acompanha a mercadoria até o estoque, o documento de cobrança do serviço de intermediação e os comprovantes das remessas de recursos. O dono quer saber o que entra no custo, o que é despesa de serviço e o que o contador precisa receber.
A equipe da loja não decide sozinha. Ela organiza os papéis, confere se cada documento conversa com o contrato e leva as dúvidas para a contabilidade. Depois da validação, faz a entrada no sistema separando mercadoria e serviço.
- O que vem da importadora
A nota fiscal que acompanha a mercadoria, com os itens, NCM e informações da importação, e um documento separado cobrando a remuneração do serviço. A loja guarda os XMLs e anota o número da declaração de importação informado.
- O que vem do contrato
O contrato de importação por conta e ordem, que identifica as partes, a modalidade e quem fornece os recursos. É ele que sustenta o enquadramento; sem ele, os documentos ficam sem lastro.
- O que já existia no cadastro
Três das doze luminárias já eram vendidas pela loja, compradas antes de um distribuidor nacional. A equipe confere se NCM, origem e demais campos fiscais do cadastro antigo combinam com o que veio na nota de importação, já que a origem da mercadoria passa a ser outra.
- O que precisa de validação
Quais valores compõem o custo da mercadoria, como tratar a remuneração do serviço, qual o tratamento de ICMS entre os estados envolvidos e se os documentos recebidos estão de acordo com a modalidade contratada. Tudo isso vai para a contabilidade.
- O que é configurado no sistema
Com a orientação validada, a equipe faz a entrada da mercadoria pelo XML, ajusta o cadastro dos itens novos e lança o serviço da importadora no contas a pagar como despesa separada, conforme a regra definida com o contador.
- O que fica guardado
Contrato, XMLs, declaração de importação, comprovantes de remessa e a orientação do contador ficam arquivados juntos, para responder a qualquer consulta posterior sobre aquela compra.
O que conferir para saber o tratamento da operação
Antes de lançar qualquer coisa, a loja precisa saber se a operação é mesmo por conta e ordem. Estes são os dados que ajudam a contabilidade a decidir.
| Dado ou documento | Onde está | Para que serve |
|---|---|---|
| Contrato com a importadora | Arquivo da loja ou da importadora | Mostrar que a modalidade combinada é conta e ordem e quem fornece os recursos |
| Identificação da adquirente na importação | Declaração de importação informada pela importadora | Confirmar que a loja aparece como adquirente da mercadoria |
| Comprovantes de remessa de recursos | Extrato bancário e contas a pagar | Mostrar que a mercadoria foi paga com recursos da loja |
| Nota fiscal da mercadoria | XML enviado pela importadora | Conferir itens, NCM, origem e informações da importação |
| Documento do serviço de intermediação | Nota ou documento de cobrança da importadora | Separar a remuneração do serviço do valor da mercadoria |
| Regime das duas empresas | Cadastro da loja e informação da importadora | Orientar o tratamento de cada receita e de cada crédito |
| UF de cada estabelecimento | Cadastro e notas | Avaliar o tratamento do ICMS entre os estados envolvidos |
Como ler os documentos da compra importada
Comece pelo contrato, não pela nota. A nota fiscal mostra o que a importadora declarou; o contrato e a origem dos recursos mostram o que foi combinado. Se a nota diz uma coisa e o contrato outra, o problema é de enquadramento, e o caminho é a contabilidade, não o ajuste do lançamento.
Na nota da mercadoria, confira se a adquirente está identificada e se as informações da importação estão preenchidas. Compare os itens com o pedido feito ao fabricante: quantidade, descrição e NCM. O NCM informado na importação deve ser o mesmo que a loja vai usar no cadastro, salvo orientação diferente do contador.
No documento do serviço, a pergunta é simples: o que está sendo cobrado é a remuneração da importadora ou é valor de mercadoria? Misturar os dois é o que embaralha a receita bruta da importadora e o custo da loja.
Por fim, não copie automaticamente para o cadastro tudo o que veio na nota. A origem da mercadoria e o tratamento fiscal da revenda dependem do produto, da operação de saída, do regime da loja e das UFs envolvidas. A nota da compra é ponto de partida para a conferência, não a decisão pronta.
Este guia trata da importação por conta e ordem com contrato prévio e recursos da adquirente. Importação por encomenda, importação direta pela própria loja e operações com benefício fiscal estadual têm regras diferentes. A Receita Federal publica soluções de consulta sobre o tema, mas cada uma vale para os fatos do consulente: confirme o texto integral e o alcance de qualquer entendimento recente antes de aplicá-lo a uma empresa específica.
Quem faz o quê nessa operação
A importação por conta e ordem envolve mais gente do que uma compra comum. Cada parte tem a sua responsabilidade, e o sistema não decide pelo contador.
| Responsável | Participação no processo |
|---|---|
| Empresa adquirente (a loja) | Firmar o contrato, fornecer os recursos, guardar documentos e informar à contabilidade como a operação foi combinada |
| Importadora contratada | Fazer o despacho aduaneiro, emitir os documentos fiscais da mercadoria e do serviço de acordo com a modalidade contratada |
| Contabilidade ou responsável fiscal | Validar o enquadramento, definir o tratamento da receita, do custo e do ICMS e orientar a escrituração |
| Fornecedor do ERP | Apoiar a configuração prevista na implantação e orientar o uso da entrada de notas, do cadastro e do financeiro |
| Equipe que opera o sistema | Lançar a entrada pelo XML, conferir cadastro e contas a pagar e comunicar divergências antes de vender a mercadoria |
Erros e sinais de divergência
Cada situação abaixo tem uma consequência possível e uma primeira ação. O efeito real depende do que foi emitido, escriturado e apurado.
A importadora trata o valor da mercadoria como faturamento próprio no Simples
Receita bruta informada maior que a do serviço, com reflexo na faixa e nos limites do regime
Primeira açãoLevar contrato e documentos à contabilidade da importadora para revisar o tratamentoNão existe contrato, ou o contrato não fala em conta e ordem
A operação pode ser lida como importação própria ou por encomenda, com outra base de tributação
Primeira açãoFormalizar a modalidade antes das próximas importações e pedir avaliação das já feitasA mercadoria foi paga com recursos da importadora, e não da loja
O enquadramento como conta e ordem pode não se sustentar
Primeira açãoReunir os comprovantes de remessa e consultar a contabilidadeServiço e mercadoria lançados juntos como uma compra só
Custo da mercadoria distorcido e contas a pagar que não batem com os documentos
Primeira açãoSeparar os lançamentos conforme os documentos e a orientação do contadorCadastro do item importado copiado do fornecedor nacional antigo
Origem e campos fiscais divergentes do que foi declarado na importação
Primeira açãoRevisar o cadastro com base no XML e validar com a contabilidadeInformações para reunir antes de revisar a importação com a contabilidade
Separe estes itens a cada importação. Eles cabem numa pasta por operação e economizam idas e vindas com o escritório.
| Informação a separar | Para que ela serve na conferência |
|---|---|
| Contrato de importação por conta e ordem | Comprovar a modalidade e as responsabilidades de cada parte |
| Número da declaração de importação | Ligar os documentos fiscais à importação |
| Comprovantes de remessa de recursos à importadora | Mostrar que a mercadoria foi paga pela loja |
| XML da nota da mercadoria | Conferir itens, NCM, origem e dados da importação |
| Documento do serviço de intermediação | Separar a remuneração da importadora do valor da mercadoria |
| Notas de despesas aduaneiras e de frete, se houver | Avaliar o que compõe o custo, conforme orientação do contador |
| Regime tributário da loja e da importadora | Orientar o tratamento de receita e de créditos |
| UF de cada estabelecimento envolvido | Avaliar o tratamento do ICMS |
| Cadastro atual dos itens importados | Comparar o que está no sistema com o que veio na importação |
Como organizar essa compra na Nox
O processo abaixo descreve o caminho na rotina da loja, do recebimento dos documentos à entrega para a contabilidade. O que depende de configuração está indicado em cada etapa.
- Entrada da mercadoria pelo XMLA equipe importa o XML da nota da mercadoria enviado pela importadora. A entrada atualiza estoque e custo, e a pessoa confere item a item contra o pedido feito ao fabricante.Depende de configuração: A composição do custo com despesas da importação segue a regra validada com a contabilidade e definida na implantação.
- Conferência do cadastro fiscalPara os itens novos, a equipe completa o cadastro com NCM, CEST quando aplicável, origem, CFOP e CST ou CSOSN, conforme a orientação do contador. Para os itens que já existiam, compara o cadastro antigo com o que veio na importação.
- Lançamento do serviço da importadoraA remuneração do serviço de intermediação é lançada no contas a pagar como despesa separada, ligada ao fornecedor importador, sem misturar com o valor da mercadoria.Depende de configuração: A forma de classificar essa despesa depende da configuração definida na implantação e da orientação contábil.
- Financeiro ligado à compraAs remessas de recursos feitas à importadora ficam registradas no contas a pagar e no fluxo de caixa, o que permite conferir o que foi pago contra os documentos recebidos.
- Documentos para a contabilidadeOs documentos fiscais saem do próprio movimento da empresa, sem redigitação, e seguem para o escritório junto com o contrato e a declaração de importação arquivados pela loja.Depende de configuração: O formato e a forma de envio ao escritório são combinados na implantação.
O sistema registra a entrada, organiza cadastro, estoque, custo e financeiro e entrega os documentos à contabilidade. Ele não decide se a operação é por conta e ordem, não define a base de cálculo do Simples nem o tratamento do ICMS entre estados: essas decisões são do contador, a partir do contrato e dos documentos. Alertas, bloqueios ou validações específicas para importação dependem da configuração definida na implantação e são ponto a ver na demonstração.
Solicite uma demonstração da Nox voltada à entrada de mercadorias pelo XML, ao cadastro fiscal e à organização dos documentos para a contabilidade.
Solicitar demonstraçãoVeja como a entrada de notas, o cadastro e o financeiro podem ser organizados para que os documentos cheguem ao escritório prontos para conferência.
Avaliar o fluxo com a NoxPerguntas complementares
Qual a diferença entre importação por conta e ordem e por encomenda?
Na conta e ordem, a importadora presta um serviço e a mercadoria é comprada com recursos da adquirente. Na encomenda, a importadora compra a mercadoria com recursos próprios e revende à encomendante. A Instrução Normativa RFB 1.861/2018 trata das duas modalidades; o enquadramento de cada operação deve ser validado pela contabilidade.
A loja que compra por conta e ordem vira importadora?
A loja figura como adquirente na importação e, pela legislação aduaneira, responde junto com a importadora por tributos e infrações da operação. Na prática, ela participa da importação e precisa guardar a documentação como tal.
Se a importadora for do Simples, toda a nota da mercadoria entra na receita bruta dela?
A Lei Complementar 123/2006 considera, nas operações em conta alheia, o resultado obtido, e não o valor total. Por isso, numa conta e ordem bem caracterizada, a receita da importadora é a remuneração do serviço. A confirmação depende do contrato e dos documentos e cabe à contabilidade.
A remuneração da importadora entra no custo da mercadoria?
Depende da orientação contábil e de como a operação foi documentada. O importante é que ela venha em documento separado, para que o contador decida o tratamento e o sistema reflita essa decisão.
Uma solução de consulta da Receita vale para a minha empresa?
Uma solução de consulta responde aos fatos apresentados pelo consulente. Ela indica o entendimento do órgão, mas antes de aplicá-la é preciso ler o texto integral e conferir se a sua operação é igual à descrita. Essa análise é da contabilidade.
O fim do regime de caixa no Simples muda algo aqui?
Pelo levantamento do acervo da Nox, a Resolução CGSN 190/2026 passa a considerar a receita auferida no faturamento, vinculado em regra ao documento fiscal, a partir de 1º/01/2027. Para a importadora optante, a data e o valor do documento do serviço passam a pesar mais na apuração.
O sistema identifica sozinho que a compra é por conta e ordem?
Não. A entrada pelo XML traz os dados da nota, mas a modalidade é definida pelo contrato e validada pelo contador. O sistema registra e organiza conforme a orientação recebida.
Próximo passo
Monte a pasta da próxima importação com o checklist acima e leve ao contador antes de dar entrada na mercadoria. Se quiser ver como organizar essa rotina no sistema, peça uma demonstração aplicada à sua loja.
Solicitar demonstraçãoLeia a seguir
Conteúdos que respondem à próxima dúvida de quem chegou até aqui.
Fontes e referências
- Lei Complementar 123/2006 (Simples Nacional), art. 3º — definição de receita bruta
- Medida Provisória 2.158-35/2001 — importação por conta e ordem de terceiros
- Instrução Normativa RFB 1.861/2018 — importação por conta e ordem e por encomenda
- Resolução CGSN 190/2026 — reconhecimento de receita no Simples a partir de 2027
- Acervo Nox: Simples Nacional 2027 — resoluções CGSN, fatos conferidos
Conteúdo editorial produzido pela equipe da Nox a partir das normas citadas; o enquadramento da operação e a aplicação ao caso concreto devem ser validados pela contabilidade da empresa. Publicado por Equipe Nox Tecnologia em 14 de outubro de 2026; última revisão em 14 de outubro de 2026.