Mercadoria sem cobrança precisa de nota fiscal?
Precisa. Uma coisa é a mercadoria sair sem cobrança; outra, bem diferente, é sair sem nota. Bonificação, brinde e amostra são saídas de mercadoria, e toda saída de mercadoria do estoque de um contribuinte do ICMS se documenta. O que muda é a natureza da operação informada no documento, não a obrigação de emiti-lo.
Na tabela de CFOP, a remessa em bonificação, doação ou brinde usa o código 5.910 dentro do estado e 6.910 para outro estado; quem recebe registra a entrada com 1.910 ou 2.910. A amostra grátis tem código próprio (5.911 e 6.911). Já o tratamento do ICMS sobre essas remessas não é uniforme: depende do estado, do regime da empresa e de como a bonificação foi combinada e documentada. Esse ponto é sempre decisão da contabilidade.
Por que isso importa na loja
No balcão, a bonificação parece um presente do fornecedor e o brinde parece ação de marketing. No estoque e no fiscal, os dois são movimento de mercadoria. Se a caixa bonificada entra na prateleira sem passar pela entrada do documento, o estoque do sistema fica abaixo do físico. Se o brinde sai para o cliente sem nota, o estoque físico fica abaixo do sistema e não há documento que explique a diferença.
Há também o custo. Mercadoria que entra sem cobrança mexe no custo médio dos itens iguais que já estão na loja, e isso alimenta o preço de venda. Tratar a bonificação como se fosse uma compra comum, ou ignorá-la, muda o custo de um jeito que ninguém decidiu.
Mercadoria que sai sem cobrança é operação documentada. Mercadoria que sai sem nota é diferença de estoque sem explicação — e é essa que aparece numa fiscalização ou num inventário.
Para o contador, a dor é outra: notas com CFOP de venda e valor zerado, bonificação misturada no mesmo item da compra, brinde lançado como perda. Cada um desses casos vira retrabalho na escrituração e pode gerar débito ou crédito que não deveria existir.
Um exemplo do começo ao fim
Exemplo ilustrativo
Mercado de bairro que recebe bonificação e distribui brinde
- Quem compra: um mercado de bairro, contribuinte do ICMS
- Quem vende: um distribuidor de bebidas do mesmo estado
- Operação de entrada: compra de revenda acompanhada de itens bonificados
- Operação de saída: brindes entregues a clientes numa ação de aniversário da loja
- Regime e UF: definidos pela contabilidade da loja, que valida o tratamento do ICMS
O distribuidor fecha um pedido com o mercado e, pelo volume, inclui algumas caixas sem cobrança. A mercadoria chega numa entrega só, mas os documentos podem vir de dois jeitos: os itens bonificados na mesma nota da compra, em linhas próprias, ou numa segunda nota só de bonificação, com CFOP 5.910.
Na mesma semana, a loja recebe de outro fornecedor um lote de canecas com a marca do mercado, que serão entregues aos clientes durante o aniversário da loja. Esse lote é brinde: a loja comprou para distribuir, não para revender.
O exemplo acompanha as duas pontas — a bonificação que entra e o brinde que sai — e mostra quem decide cada coisa.
- O que vem do fornecedor
O recebimento separa os XMLs da entrega. A equipe confere se os itens bonificados vieram na nota da compra ou em nota separada, qual CFOP o distribuidor usou e se as quantidades batem com o que foi descarregado.
- O que já existia no cadastro
Os itens bonificados são produtos que o mercado já revende, então já têm cadastro com NCM, CEST quando aplicável e CST ou CSOSN. As canecas são item novo: entram como material de uso na ação, não como produto de venda.
- O que precisa de validação
A loja leva à contabilidade três dúvidas: como a bonificação entra no custo, se há crédito de ICMS na entrada dos bonificados e dos brindes e como documentar a entrega das canecas aos clientes conforme a regra do estado.
- Quem decide cada ponto
O tratamento fiscal é da contabilidade. A forma de lançar no estoque e no custo é combinada entre o dono e o contador. A equipe da loja executa e confere.
- O que é configurado no ERP
As operações de entrada em bonificação e de remessa de brinde passam a existir no sistema com o CFOP e a tributação validados, para que ninguém precise escolher na hora de lançar.
- Como conferir o resultado
Depois do lançamento, a equipe compara o estoque dos itens bonificados com a contagem física e confere se a bonificação não gerou conta a pagar. No fim da ação, as canecas que saíram precisam estar cobertas pelo documento definido com a contabilidade.
- O que guardar
Os XMLs de entrada, a orientação da contabilidade por escrito e o registro da ação de brindes ficam arquivados para consulta futura e para o fechamento do mês.
O que conferir para saber o tratamento aplicável
Bonificação, brinde, doação e amostra têm tratamentos que se parecem, mas não são iguais. Antes de lançar, junte estas informações — são elas que permitem à contabilidade enquadrar a operação.
| Dado ou documento | Onde está | Para que serve |
|---|---|---|
| Natureza da operação e CFOP | XML da nota recebida ou emitida | Mostrar se a mercadoria foi tratada como venda, bonificação, brinde ou amostra |
| Itens bonificados na mesma nota ou em nota separada | XML e pedido de compra | A forma de documentar pesa no tratamento do ICMS e no custo |
| Condição da bonificação | Acordo comercial com o fornecedor | Separar bonificação sem condição da que depende de meta ou contrapartida |
| Destino da mercadoria | Decisão interna da loja | Distinguir o que vai para revenda do que vai ser distribuído como brinde |
| CST ou CSOSN e destaque de ICMS | Grupo de impostos do item no XML | Conferir se houve destaque e se a loja pode ou não aproveitar crédito |
| UF de origem e de destino | Dados de emitente e destinatário | Definir se é operação interna ou interestadual e qual regra estadual vale |
| Regime tributário da loja | Cadastro da empresa e contabilidade | Orientar o enquadramento da entrada e da saída |
Como ler a nota de bonificação que chega
O primeiro lugar a olhar é o CFOP de cada item. Quando o fornecedor manda tudo numa nota só, os itens vendidos aparecem com CFOP de venda e os bonificados podem aparecer com CFOP de bonificação em linhas próprias. Quando vem uma segunda nota, ela costuma trazer a natureza de bonificação no cabeçalho e o 5.910 ou 6.910 nos itens.
O segundo ponto é o valor do item. A nota de bonificação traz a mercadoria com valor, mesmo sem cobrança; esse valor serve à base fiscal e ao registro, não a uma conta a pagar. Por isso a entrada não deve gerar título no financeiro, e é justamente esse o detalhe que escapa quando a nota é lançada como compra comum.
O terceiro ponto é o grupo de impostos. Ver ICMS destacado na nota de bonificação não significa que a loja tenha direito ao crédito, nem que o fornecedor tenha recolhido o imposto: a nota informa o tratamento que o emitente declarou. Se houver dúvida sobre o destaque, a contabilidade avalia antes do lançamento.
Por fim, não copie a tributação da nota do fornecedor para o cadastro do seu produto. A operação dele é uma remessa sem cobrança; a sua, quando o item for revendido, é uma venda, com tratamento próprio.
Os CFOPs citados vêm da tabela nacional e valem em todo o país. Já a incidência do ICMS sobre a bonificação, o crédito na entrada e o rito de documentar brindes entregues ao consumidor variam conforme o regulamento de cada estado e o regime da empresa. A Lei Complementar 87/1996 inclui na base do ICMS os descontos concedidos sob condição, o que torna relevante saber se a bonificação depende de meta ou não. O enquadramento do caso concreto é da contabilidade.
Quem faz o quê
Mercadoria sem cobrança envolve comercial, recebimento, estoque e fiscal. Quando ninguém sabe quem decide, cada um lança de um jeito.
| Responsável | Participação no processo |
|---|---|
| Empresa | Registrar o acordo de bonificação com o fornecedor, informar quando uma compra é para brinde e guardar os documentos da ação promocional |
| Contabilidade ou responsável fiscal | Definir o tratamento do ICMS na entrada e na saída, o CFOP de cada operação e a forma de documentar os brindes conforme o estado |
| Fornecedor do ERP | Explicar os recursos, apoiar na implantação a configuração das operações validadas e orientar o uso pela equipe |
| Equipe que opera o sistema | Dar entrada pelo XML, conferir quantidades e CFOP, emitir a remessa quando houver e avisar sobre divergências |
Erros e sinais de divergência
Cada situação abaixo tem uma consequência possível e uma primeira ação. O efeito real depende do que já foi escriturado e apurado, por isso a correção passa pela contabilidade.
Bonificação lançada como compra comum
Conta a pagar sem dívida real e custo médio calculado como se a mercadoria tivesse sido paga
Primeira açãoEstornar o título no financeiro e revisar com a contabilidade o lançamento da entradaItens bonificados guardados sem dar entrada no documento
Estoque do sistema abaixo do físico e venda de produto sem entrada registrada
Primeira açãoLocalizar o XML, lançar a entrada e conferir o saldo com contagem físicaBrinde entregue ao cliente sem documento
Saída de mercadoria sem cobertura fiscal e diferença no inventário
Primeira açãoPerguntar à contabilidade como regularizar e definir o documento para as próximas açõesRemessa de bonificação emitida com CFOP de venda e valor zerado
Escrituração inconsistente e possível débito de imposto calculado de forma indevida
Primeira açãoLevar a nota à contabilidade antes de qualquer correção, porque carta de correção não altera valor nem impostoTributação da nota do fornecedor copiada para o cadastro do produto
Venda posterior sai com tratamento de remessa, não de venda
Primeira açãoRevisar CST ou CSOSN e CFOP do cadastro com o contadorInformações para reunir antes de revisar com a contabilidade
Use este quadro sempre que entrar ou sair mercadoria sem cobrança. Ele cabe numa folha e acompanha a nota até o fechamento do mês.
| Informação a separar | Para que ela serve na conferência |
|---|---|
| XML de todas as notas da entrega | Ver se a bonificação veio na nota da compra ou em nota separada |
| Acordo comercial da bonificação | Mostrar se ela depende de meta, volume ou contrapartida |
| CFOP de cada item recebido | Separar o que foi vendido do que foi bonificado |
| Destaque de ICMS nos itens sem cobrança | Permitir à contabilidade avaliar crédito e débito |
| Destino da mercadoria | Distinguir revenda, brinde, uso na loja e amostra |
| Descrição e quantidade dos brindes | Documentar a saída na ação promocional |
| UF de origem e de destino | Indicar qual regulamento estadual se aplica |
| Regime tributário da loja | Orientar o tratamento da entrada e da saída |
| Contagem física após o lançamento | Confirmar que estoque e documento batem |
| Orientação da contabilidade por escrito | Padronizar as próximas operações iguais |
Como fica esse processo na Nox
Na Nox, a bonificação e o brinde passam pelas mesmas etapas da operação normal da loja: entrada pelo documento, cadastro com os campos fiscais, estoque, financeiro e fiscal. A ideia é que a mercadoria sem cobrança deixe rastro nos mesmos lugares que uma compra ou uma venda.
- Entrada pelo XML da NF-eA equipe importa o XML da compra e da bonificação. A entrada atualiza estoque e custo a partir do documento, sem digitar item por item, e a conferência é feita contra o que foi descarregado.Depende de configuração: A forma como o item bonificado entra no custo médio é definida na implantação, de acordo com a orientação da contabilidade.
- Cadastro com os campos fiscaisOs produtos têm NCM, CEST, CFOP, CST ou CSOSN e origem no cadastro. A equipe confere se o item bonificado já existia e se o tratamento de venda continua correto.
- Financeiro ligado às comprasComo compras e contas a pagar conversam, dá para conferir se a entrada da bonificação não criou uma obrigação que não existe.Depende de configuração: O comportamento da entrada sem cobrança no financeiro é ponto a ver na demonstração e depende da configuração definida na implantação.
- Saída documentada pelo fiscalA remessa de bonificação ou de brinde é emitida a partir da própria operação, com o CFOP e a tributação validados pela contabilidade.Depende de configuração: As operações de remessa precisam ser cadastradas na implantação com o tratamento definido pelo contador.
- Fechamento e entrega à contabilidadeOs documentos e arquivos que o escritório precisa saem do movimento da loja, sem redigitação, e os indicadores por período e produto ajudam a enxergar quanto da mercadoria movimentada saiu sem cobrança.
O sistema registra, documenta e organiza a operação conforme a configuração validada; ele não decide sozinho se uma bonificação tem ICMS, se a loja pode aproveitar crédito ou como o estado exige documentar brindes. Essas decisões continuam com a contabilidade. O que a Nox oferece é que a decisão, uma vez tomada, seja aplicada do mesmo jeito em todas as notas, e que o contador receba os dados a partir da operação real.
Solicite uma demonstração da Nox voltada à entrada de mercadorias pelo XML, ao cadastro fiscal e à organização das informações para a contabilidade.
Solicitar demonstraçãoConheça como a Nox organiza entrada, saída e documentos de uma loja e veja quais informações podem chegar ao escritório sem redigitação.
Avaliar o fluxo com a NoxPerguntas complementares
Bonificação e desconto são a mesma coisa?
Não. No desconto, a mercadoria é vendida por um valor menor; na bonificação, uma quantidade adicional é entregue sem cobrança. Para o ICMS, importa ainda se o benefício foi dado sem condição ou se dependia de meta: a Lei Complementar 87/1996 inclui na base do imposto os descontos concedidos sob condição. O enquadramento do seu caso é da contabilidade.
Qual a diferença entre bonificação, brinde e amostra grátis?
Bonificação é mercadoria entregue sem cobrança dentro de uma relação comercial, normalmente para revenda. Brinde é o item que a empresa adquire para distribuir, não para vender. Amostra grátis serve para apresentar o produto e tem CFOP próprio (5.911 e 6.911). Cada um tem regras estaduais específicas.
Posso mandar a bonificação na mesma nota da venda?
Em muitos casos o fornecedor inclui os itens bonificados na mesma NF-e, em linhas com CFOP de bonificação; em outros, emite nota separada. A escolha tem efeito no tratamento do ICMS, e a forma adequada deve ser definida com a contabilidade de quem emite.
A loja que recebe bonificação pode se creditar do ICMS?
Depende do regime da loja, do destaque feito pelo fornecedor e da regra do estado. Empresas do Simples Nacional, em regra, não apropriam crédito de ICMS da forma do regime normal. A resposta para o caso concreto vem da contabilidade.
Brinde para cliente final precisa de nota a cada entrega?
As regras sobre documentar brindes entregues ao consumidor variam por estado: alguns regulamentos permitem tratamento simplificado, outros pedem documento na saída. Antes da ação promocional, consulte a contabilidade e deixe a operação configurada no sistema.
Errei o CFOP da bonificação. Carta de correção resolve?
A carta de correção não pode alterar valores, base de cálculo, alíquota nem imposto. Se o erro mexeu em algum desses pontos, a contabilidade avalia outro caminho, como cancelamento dentro do prazo ou documento complementar.
A reforma tributária muda alguma coisa na nota de bonificação?
A nota de bonificação é uma NF-e como qualquer outra e acompanha o leiaute atualizado para IBS e CBS previsto na NT 2025.002. O tratamento desses tributos sobre fornecimento sem cobrança deve ser conferido com a contabilidade à medida que as regras de transição avançam.
Próximo passo
Comece pela próxima entrega que chegar com itens bonificados: separe o XML, confira o CFOP de cada item e leve o checklist ao contador antes de lançar. Depois, os conteúdos abaixo respondem às dúvidas que costumam vir na sequência.
Solicitar demonstraçãoLeia a seguir
Conteúdos que respondem à próxima dúvida de quem chegou até aqui.
Fontes e referências
- Lei Complementar 87/1996 (Lei Kandir)
- Convênio SINIEF s/nº de 1970 — tabela de Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP)
- Portal Nacional da NF-e — Notas Técnicas, incluindo a NT 2025.002
- Acervo Nox: Relatório Documentos Fiscais Brasil 2026 — Edição Ampliada
- Acervo Nox: notas técnicas da NF-e 2025.002 e 2026.002
Conteúdo editorial produzido pela equipe da Nox a partir das normas citadas; o tratamento do ICMS sobre bonificação e brinde varia por estado e regime, e a aplicação ao caso concreto deve ser validada pela contabilidade da empresa. Publicado por Equipe Nox Tecnologia em 7 de outubro de 2026; última revisão em 7 de outubro de 2026.